Jorge Luiz Adorno da Silva, bom dia!
A Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, emitida por processo mecanizado ou manual, poderá ser cancelada antes da saída efetiva da mercadoria do estabelecimento, hipótese em que não ocorreu o fato gerador do imposto. Nesse caso, o contribuinte emitente do documento fiscal deverá adotar os procedimentos descritos a seguir (art. 200 do RICMS-SP):
a)conservar todas as vias no talonário, no formulário contínuo ou nos jogos soltos, conforme o caso;
b)no documento cancelado, apor declaração dos motivos determinantes do cancelamento e referência, se for o caso, ao novo documento emitido em substituição ao cancelado.
Para fins do disposto no parágrafo anterior, considera-se processo mecanizado todo e qualquer processo mecanográfico ou datilográfico em que não seja utilizado sistema eletrônico de processamento de dados ou eletrônico, de que tratam as Portarias CAT nºs 32/96 e 162/08, respectivamente (art. 13, DDTT do RICMS-SP).
Formulários inutilizados
À vista das características do sistema eletrônico de processamento de dados para emissão de documentos fiscais, poderá ocorrer a inutilização do formulário antes de se transformar em documento fiscal.
A Portaria CAT nº 32/96, considera-se como documento fiscal, previsto no art. 124 do RICMS-SP, o formulário numerado tipograficamente, que também for numerado pelo sistema eletrônico de processamento de dados, aplicando-se as disposições sobre documentos fiscais estatuídas no citado Regulamento.
Caso o formulário destinado à emissão dos documentos fiscais referidos no parágrafo anterior, numerado tipograficamente, for inutilizado antes de ser numerado pelo sistema eletrônico de processamento de dados, serão aplicadas as regras previstas no art. 12 da Portaria CAT nº 32/96.
Serão, também, aplicadas as regras do art. 12 da Portaria CAT nº 32/96 ao formulário, já numerado pelo sistema eletrônico de processamento de dados, que for inutilizado por defeito na impressão, hipótese em que o próximo formulário poderá ter a mesma numeração dada pelo sistema ao formulário inutilizado.
Dispõe o art. 12 da Portaria CAT nº 32/96 que o contribuinte deverá enfeixar os documentos cancelados em grupos uniformes de até 200 jogos, em ordem numérica sequencial, permanecendo em poder do estabelecimento emitente pelo prazo de cinco anos, contado do encerramento do exercício de apuração em que ocorreu o evento.
Att.
Otávio
