extravio da 1ª via NF

Boa Tarde Colegas,

Em caso de extravio da 1ª via da nota fiscal o que deverá ser feito?

desde já agradeço.

Carla,

Veja bem, que no que refere-se a fisco estadual este é o entendimento de São Paulo, mas acredito ser semelhante aí no Rio.

Extravio da 1a via de nota fiscal - Casos de validade da cópia xerográfica


É oportuno lembrar que tanto a fiscalização federal como a estadual reconhecem, para todos os efeitos legais, a validade da cópia xerográfica ou semelhante, autenticada, da via da nota fiscal pertencente ao arquivo do emitente, quando o extravio da 1a via ocorrer depois de ter sido recebida pelo destinatário, ou melhor, depois que se verificou a entrada da mercadoria no estabelecimento do destinatário.

Releva observar, entretanto, que não se pode cogitar da validade de cópia xerográfica ou semelhante, ainda que autenticada, nos caso em que o extravio da 1a via do documento ocorrer no próprio estabelecimento emitente, portanto, antes da saída da mercadoria, ou mesmo após a saída do estabelecimento emitente, porém antes da entrada da mercadoria no estabelecimento destinatário. Nestes casos, a cópia, ainda que autenticada, não é admitida pelas seguintes razões:

a) o transporte da mercadoria deve, necessariamente, ser acobertado pela 1ª via original da nota fiscal;

b) o estabelecimento destinatário deve, por sua vez, exigir do estabelecimento remetente, por ocasião da respectiva entrada da mercadoria, a 1ª via original da nota fiscal.

O assunto em causa foi examinado pela Coordenação do Sistema de Tributação e pela Consultoria Tributária da Secretaria da Fazenda, por meio do Ato Declaratório CST nº 7, de 07.03.75, e da Resposta à Consulta nº 9.641, de 21.06.76, respectivamente, cujas íntegras reproduzimos a seguir:

"IPI - Ato Declaratório Normativo CST nº 7/1975 - DOU de 09.04.75

Validade de cópia xerográfica ou semelhante autenticada.

Deve ser aceita, para todos os efeitos legais, a cópia xerográfica ou semelhante, autenticada, da via pertencente ao arquivo do emitente de nota fiscal extraviada, nas hipóteses em que o documento não tiver que acompanhar o produto ou se o extravio ocorrer depois de ter sido a nota fiscal recebida pelo destinatário e lançada nos respectivos livros, observadas, em qualquer caso, as prescrições do art. 187 do RIPI /1972,."


Nota: : O RIPI/1972, art. 187 corresponde ao RIPI/2002 , art. 447.
"ICM - Resposta à Consulta nº 9.641 , de 21.06.76
Documento Fiscal - Extravio da 1a via - Cópia xerográfica ou semelhante do documento extraviado - Procedimento.
1 - Expõe a Consulente que recebeu, de empresa situada neste Estado, mercadoria destinada a emprego em produtos de sua industrialização, tendo, por motivos alheios à sua vontade, extraviado-se a primeira via da nota fiscal que acompanhava as mesmas mercadorias. Para efeito de registro da entrada, obteve a signatária cópia xerox autenticada da via fixa ao bloco do documento emitido por ocasião da saída da mercadoria do estabelecimento vendedor. Quer saber se esta cópia autenticada, acompanhada de uma carta da firma emitente, confirmando sua regularidade, é suficiente como prova para que possa exercer o direito ao crédito fiscal, previsto no art. 39 do Regulamento do ICM aprovado pelo Decreto nº 5.410/74. Caso contrário, solicita orientação deste Órgão para se creditar do imposto pago.
2 - Ao nosso ver, se o extravio do documento verificou-se após a entrada da mercadoria no estabelecimento, e o fornecedor, além de cópia xerográfica autenticada, forneceu documento idôneo confirmando a regularidade de emissão, conforme o alegado na inicial, pode a Consulente efetuar o crédito a que fazia jus, diretamente no Registro de Apuração do ICM modelo 9 e circunstanciando o feito na coluna 'Observações do Registro de Entradas'. Como este procedimento não está previsto no Regulamento do ICM, deve ser efetuada comunicação ao PF a que se subordina, após o registro da operação, mantendo-se todos os documentos em ordem, para eventual controle do Fisco. Por oportuno, embora fora das lides de nossa competência, informamos que a Receita Federal, através do Ato Declaratório Normativo nº 7, de 07.03.75, estabelece orientação na hipótese de também haver crédito de IPI a ser recuperado."




Nota: : O RICMS-SP/74, art. 39 corresponde ao RICMS-SP/2000, art. 61.
Ainda a respeito do assunto, vejamos como decidiram os membros da 1a Câmara do Tribunal de Impostos e Taxas (TIT) ao apreciar o Processo DRT-11 no 988/80:
"Nota Fiscal extraviada - Indevido creditamento do tributo, levado a efeito através de bilhete apócrifo - Negado provimento ao recurso - Decisão unânime.
A glosa de crédito foi motivada pelo fato de o Fisco não ter aceito um documento, constituído por uma anotação, onde se dá conta de que determinada nota fiscal se extraviou e que o ICM nela destacado era de Cr$ 90,00. Como se sabe, a orientação, tanto do Fisco estadual, como do Federal, é no sentido de que quando uma nota fiscal se extravia depois de ter sido recebida pelo destinatário e registrada nos livros próprios, a legitimação dos registros perante o Fisco se faz por meio de cópia autenticada de via pertencente ao emitente. Quando, porém, o extravio se dá durante o transporte, deve ser emitida nova nota fiscal, em substituição à que se extraviou, para regularizar a entrega da mercadoria e a escrituração da operação nos livros do comprador. No caso em foco não há notícias das circunstâncias em que teria ocorrido o extravio. E, além disso, a recorrente não providenciou, junto ao fornecedor, nem a emissão de nova nota fiscal, nem a obtenção de fotocópia da 3a via da que se extraviara.
Proc. DRT-11 nº 988/90, julgado em sessão da 1a Câmara de 08.01.81 - Rel. Antônio Pinto da Silva."

Bom dia Carla.

Apesar de Ser de São Paulo, a minha empresa tem filial no Rio de Janeiro, veja os procedimentos a serem adotados nesse caso, conforme a legislação do seu Estado:

Na ocorrência de sinistro, furto, roubo, perda, extravio ou desaparecimento de livros ou documentos fiscais, antes de qualquer ação fiscal, o contribuinte deve adotar as seguintes providências:

a) comunicar o fato, por escrito, à Secretaria da Fazenda da sua jurisdição, no prazo de 15 dias, a contar da data da ocorrência. A comunicação, de forma individualizada, deverá conter:

a.1) a espécie, o número de ordem e as demais características do livro ou documento;

a.2) o período a que se referir a escrituração, no caso de livro, assim como a declaração expressa quanto à possibilidade ou não de refazer a escrituração, no prazo de 45 dias, contados da data da ocorrência;

b.3) a existência ou não de cópias do documento extraviado, ainda que em poder de terceiros, indicando-os, se for o caso;

b.4) a existência ou não de débito de imposto, o valor e o período a que se referir o eventual débito.

b) fazer a publicação em jornal de grande circulação, de âmbito estadual, e no Diário Oficial do Estado. Essa publicação deverá ser anexada à comunicação do extravio ao Fisco.

(RICMS-RJ/2000, Livro VI, art. 111)


Abraços,

Na E,presa que trabalho perderam 2 notas fiscais emitidas, estas notas foram canceladas e perderam todas as vias ..o que devo fazer?


São notas canceladas haverá algum problema em eu não te-las no arquivo?

perderam tb um formulario em branco o formulario e nosso mesmo que seria cancelado tb, o que devo fazer?

Extravio, Perda ou Inutilização de Documentos Fiscais

1 CONSIDERAÇÕES

Desde 20 de março de 2006, o contribuinte que se depara com uma situação que enseja a inutilização de documentação ou livros fiscais, ou caso venha a ocorrer o extravio ou a perda destes, deve observar os procedimentos elencados na Portaria CAT nº 17/2006 (DOE de 22.03.2006), que revogou a Portaria CAT nº 39/2000 (DOE de 27.05.2000).

2 ARQUIVAMENTO

Os documentos fiscais emitidos deverão ser arquivados em ordem cronológica e conservados, durante cinco exercícios completos, no próprio estabelecimento, e dele não poderão ser retirados, salvo quando apreendidos ou por autorização competente, devendo ser apresentados ou remetidos à Fiscalização de Tributos Estaduais quando exigidos, nos termos dos artigos 201 e 202 do Decreto nº 45.490/2000 - RICMS/SP.

3 PROCEDIMENTO

A Portaria CAT nº 17/2006, no seu artigo 2º, prescreve os procedimentos que deverão ser adotados ao ocorrer a perda, o extravio ou a inutilização de livros ou documentos fiscais:

a) comunicação ao Posto Fiscal a que estiver vinculado o contribuinte, no prazo de 30 dias contados da ocorrência, conforme modelo constante do Anexo I;

b) lavratura de termo circunstanciado no Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6, o qual deverá ser vistado pela autoridade fiscal quando da entrega da comunicação referida na alínea a;

c) deverá ser entregue ao Posto Fiscal de vinculação do contribuinte uma Declaração de Extravio de Documento, conforme modelo constante do Anexo II, que será anexada à comunicação referida na alínea a;

d) deverá ser publicado, por três dias, em jornal da localidade,
anúncio relativo à ocorrência, com identificação dos documentos ou impressos fiscais perdidos ou extraviados - tipo, modelo, série, subsérie e numeração - e especificação quanto a estarem ou não preenchidos.

4 MODELOS

Os modelos referidos nesta matéria encontram-se disponíveis para download no Posto Fiscal Eletrônico da Secretaria da Fazenda - PFE, no endereço https://www.pfe.sp.gov.br.

4.1 Comunicação de Ocorrências com Livros e/ou Documentos Fiscais

A comunicação de ocorrências com livros e/ou documentos fiscais constante do Anexo I, prevista no artigo 2º da Portaria CAT nº 17/2006, deve ser confeccionada da seguinte forma:
Modelo de Comunicação de Ocorrências com Livros e/ou Documentos Fiscais (a que se refere a alínea a do inciso II do artigo 1° da Portaria CAT 17/2006)

Ao Chefe do Posto Fiscal de _______________
Contribuinte: _______________
CNPJ: _______________
Inscrição Estadual: _______________

Comunica a ocorrência, abaixo assinalada, com os livros e/ou documentos fiscais (assinalar as ocorrências e relacionar os livros e/ou documentos fiscais, utilizando, se necessário, o verso):

1. ( ) Perda ou Extravio
2. Inutilização:
2.1 ( ) Por Alteração de Dados Cadastrais
2.2 ( ) Por Mudança de Regime
2.3 ( ) Outras
3. Adaptação com Aposição de Carimbo:
3.1 ( ) Novo Nome Empresarial (Firma ou Denominação)
3.2 ( ) Novo Endereço
3.3 ( ) Nova Inscrição Estadual
3.4 ( ) Novo CNPJ
3.5 ( ) Talões de Nota Fiscal da Série ____ de ____ a ____
3.6 ( ) Livros Registro de Mod. ____
4. ( ) Reconstituição da Escrita Fiscal dos Livros de Registro de Mod. ____
5. No Caso de Sucessão, Informar Abaixo a Razão Social, O CNPJ E A IE do Estabelecimento Sucedido:
Razão Social: _______________
CNPJ: _______________
IE: _______________

Declara que:

( ) A ocorrência acima foi publicada em três edições do Jornal __________, nos dias ____, nas páginas ______.
( ) Foi lavrado termo circunstanciado no Livro de Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6, de ____, na página ____.
( ) Está ciente de que a reconstituição da escrita fiscal dos livros fiscais depende de autorização expressa do Chefe do Posto Fiscal, nos termos do artigo 226 do Regulamento do ICMS.
__________________________________
Local, data
____________________________________
Assinatura
____________________________________
Nome, CPF, Cargo

4.2 Modelo de Declaração de Extravio de Documento
O modelo de declaração de extravio constante do Anexo II da Portaria CAT nº 17/2006 deve ser elaborado conforme o modelo a seguir.

DECLARAÇÃO DE EXTRAVIO DE DOCUMENTO

(a que se refere o item 1 do § 2° do artigo 1° da Portaria CAT 17/2006)

Eu, _______________, portador do RG __________ e do CPF __________, profissão _______________, residente e domiciliado na Rua _______________, ____, cidade _______________, Estado _______________, declaro ter extraviado os seguintes documentos: (além dos documentos, informar nome empresarial (firma ou denominação), endereço, IE e CNPJ da empresa, data do extravio e motivo).
Assumo a inteira responsabilidade civil e criminal por esta declaração, estando ciente das penas do crime de Falsidade Ideológica (artigo 299 do Código Penal Brasileiro) e sua eventual subsunção ao crime contra a ordem tributária (artigos 1° e 2° da Lei nº 8.137/1990).
___________________________________
Nome e assinatura do declarante, responsável legal pela empresa*
Visto do Posto Fiscal
* Anexar:
1) Cópia do RG;
2) Cópia do CPF;
3) Procuração, se representante legal.
5 PENALIDADES
Conforme o artigo 527, incisos IV, alínea j, e V, alínea l, do RICMS/SP - Decreto nº 45.490/2000, o extravio, perda ou inutilização de documento ou livro fiscal, bem como sua permanência fora do estabelecimento em local não autorizado ou sua não exibição à autoridade fiscalizadora, sujeita o contribuinte à multa no valor de 15 UFESPs por documento ou livro, conforme o caso.

Ressalte-se que a falta consistente no extravio de livros e documentos fiscais, desde que não revestidas de má-fé ou dolo, considera-se sanada com a denúncia espontânea do contribuinte, nos termos expostos na presente matéria.

olá
e em caso de extravio da 2ª via da nota fiscal?

Em São Paulo...leiam a ultima linha....

Artigo 61 - Para a compensação, será assegurado ao contribuinte, salvo disposição em contrário, o direito de creditar-se do imposto anteriormente cobrado, nos termos do item 2 do § 1º do artigo 59, relativamente a mercadoria entrada, real ou simbolicamente, em seu estabelecimento, ou a serviço a ele prestado, em razão de operações ou prestações regulares e tributadas (Lei 6.374/89, art. 38, alterado pela Lei 10.619/00, art. 1º, XIX; Lei Complementar federal 87/96, art. 20, § 5º, na redação da Lei Complementar 102/00, art. 1º; Convênio ICMS-54/00).

§ 1º - O direito ao crédito do imposto condicionar-se-á à escrituração do respectivo documento fiscal e ao cumprimento dos demais requisitos previstos na legislação.

NOTA - V. COMUNICADO CAT-46/06, de 11-10-2006 (DOE 12-10-2006). Esclarece sobre a impossibilidade de compensação de débitos fiscais relativos ao ICMS com precatórios judiciais.

NOTA - V. PORTARIA CAT-14/04, de 19-03-2004 (DOE 20-03-2004). Institui o Demonstrativo de Crédito do ICMS no Transporte Aéreo e dá outras providências.

§ 2º - O crédito deverá ser escriturado por seu valor nominal.

§ 3º - O direito ao crédito extinguir-se-á após 5 (cinco) anos, contados da data da emissão do documento fiscal.

§ 4º - Salvo hipótese expressamente prevista neste regulamento, é vedada a apropriação de crédito do imposto destacado em documento fiscal se este:

1 - indicar como destinatário da mercadoria ou tomador do serviço estabelecimento diverso daquele que o registrar;

2 - não for a primeira via ou Documento Fiscal Eletrônico - DFE. (Redação dada ao item pelo Decreto 52.097, de 28-08-2007; DOE 29-08-2007)

2 - não for a primeira via.

Pessoal,

Um cliente enviou uma nota fiscal de serviço pelo correio e foi extraviada. Agora o tomador do serviço está solicitando a emissão de uma nova nota, pois não aceita uma cópia autenticada da nota fiscal extraviada. O problema é que já foi pago o imposto sobre a nota original e se emitir uma nova pagará novamente. A minha dúvida é se for feito o procedimento de notificação de extravio (boletim de ocorrência, publicação em jornal, informação ao Fisco), a empresa pode ficar dispensada do recolhimento do imposto sobre uma nova nota? E a tomadora pode se negar a aceitar uma cópia autenticada?

Bom dia.

Preciso de ajuda para resolver uma situação que ocorreu em março de 2012 e só agora e, março de 2013 a empresa detectou o problema.
Foram solicitadas as 1ª vias das notas fiscais de entrada dos anos 2010 e 2011, porém identificamos que devido a uma infiltração no arquivo da empresa estas notas foram todas perdidas, com exceção dos meses 01 a 06/2011 que estavam na contabilidade. Agora não temos estes documentos para apresentar. Gostaria de saber quais são as providencias que a empresa deve tomar nesta situação.
Desde já agradeço a todos.