Arquivo Morto

Boa tarde.

Tenho umas notas fiscais de entrada do ano de 2007 e 2008.
Movimento financeiro dos mesmos anos.
NF Saída dos mesmos anos.

Eu posso incinerar estes arquivos? Visto que já passou os 5 anos?

Cara Viviane Araújo

Quando trabalhava em um escritório contábil, sempre que devolvia arquivos aos clientes deixava bem claro o tempo que tinham de guardar os documentos, pois existem certos documentos que (entendo eu) devemos guardar pra sempre, como os previdenciários.

Os documentos que vc comenta, sempre orientei a guardar por 6 anos, tive um caso em que o cliente, no meio do ano, incinerou uma caixa inteira pq os primeiros documentos tinham 5 anos, mas os últimos não tinham. Em junho ele incinerou uma caixa com notas de um ano todo, pq a primeira nota era de janeiro.

No seu caso, já em 6 anos, rsrs, sem problema, pode incinerar.

Aqui na prefeitura, estaremos pedindo documentos de 2009 à 2013 nas fiscalizações.

Pode incinerar sim, como nosso caro colega Reinaldo disse: são seis anos já. Não há necessidade de guarda-los, porém verifique se são todos de 2007 e 2008, se não existe documentos de outros anos misturados a estes.

Muito obrigada pelo esclarecimento!!!

Viviane, boa tarde!

Recentemente nos fizemos esse mesmo questionamento na empresa onde trabalho, e as respostas dos colegas não está incorreta, porém nosso entendimento aqui na empresa diverge do deles em apenas um ponto.
O art. 173 do CTN/66, inciso I, prevê que a Fazenda tem direito de exigir o tributo administrativamente, até 5 anos do primeiro dia do exercício àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado, acaba criando uma forma diferente de contar o período necessário para a guarda dos documentos.

O fato gerador do imposto de renda pessoa jurídica ocorre com a entrega da declaração – DIPJ – no exercício seguinte aos fatos registrados (ano-base). Sendo assim, teríamos uma contagem totalmente alargada para fins de conservação de documentos utilizados para registro dos fatos administrativos e contábeis.

Ano do registro dos fatos administrativos e contábeis 1996
Ano da entrega da declaração do imposto de renda 1997
Início da prescrição (CTN/66, art. 173, inciso I) 1998
(+) 5 anos para ocorrência da prescrição (1998 + 5) 2003
Prazo necessário para guarda dos documentos (1996 – 2003) 7 anos
Prazo para guarda dos documentos relativos aos impostos ICMS/IPI 5 anos

Esse entendimento foi ratificado pela Lei n.° 9.430/96, art. 37. Ressalta-se que, o extinto livro de “compras", exigido pelo imposto de renda, foi substituído pelo livro "registro de entradas modelos 1 e 1-A" , utilizados para os impostos ICMS e IPI. Sendo assim, os livros, que a princípio, estariam condicionados ao prazo de 5 anos (RICMS/00, arts. 202 e 230) para prescrição, passam a ter como prazo prescricional o prazo de 7 anos conforme acima.