Arquivo - Notas Fiscais

Bom Dia,

Gostaria de opiniões quanto a arquivo das notas fiscais, trabalho em uma contabilidade pequena e a maioria dos clientes não envia o Danfe, sei de escritórios contábeis que já não fazem mais arquivos fiscais, mas fico em segura em adotar esta postura, pois neste caso não terei arquivo de nada.

Att.
Juliana Pereira.

Bom dia.

Somos uma empresa equiparada a industria e temos uma contabilidade que não e muito grande, porém eles guardão todos os arquivos xml que enviamos tanto de entrada, quanto de saida, ja aconteceu de nosso sistema dar problemas e tivemos que recorrer a eles para recuperar as nossas informações. Mas isso só foi possivel porque enviamos todos os meses os arquivos. Você terá que cobrar dos seus clientes.

Juliana Pereira, aqui mantemos o arquivo por um ano e devolvemos para o cliente. Nesse caso seu, acredito que o importante é reforçar ao cliente a necessidade dele manter o arquivo. Afinal se em algum momento precisar ele terá em mãos.

Bom dia Juliana.

No caso, o Danfe, trata-se do documento auxiliar. O que a legislação realmente pede para que seja arquivado é o arquivo XML.

Se você pensa em segurança e controle, deve sim fazer o arquivo de todos os xml's (entrada/saida) dos seus clientes. Passe a exigir dos mesmos como obrigatoriedade de envio e se ainda não houver, coloque isso como clausula no contrato das prestações de serviço do escritório na parte de obrigações do contratante.

Com experiencia em escritório eu aprendi que a pior coisa para o contador é quando ele perde o controle da situação e o cliente acaba fazendo o que quer. Envia o que quer e quando sente vontade. Não é assim que deve ser a postura do profissional contábil ao meu ver.
Garanto a você que muitos clientes (os bons), não abandonarão a sua assessoria por você ser exigente com relação à cobrança de documentação. Pelo contrário, vão se sentir seguros pois sabem que você presta um trabalho de qualidade e minimiza ao máximo a possibilidade de erros que o prejudique.

PS: Vale ressaltar que hoje existem diversos meios de se obter mais facilmente os xml's. Não é uma tarefa tão dificil como antigamente que você dependia do documento físico (NF A1) e não tinha outro meio de conseguir.

Essa é a minha humilde e pessoal opinião.

Boa sorte!

Att.
Danilo Servilha

Obrigada pelas contribuições , então só o xml é suficiente? eu aprendi a conferir as notas com o danfe , neste caso vocês fazem a conferência das notas só em tela? e o arquivo neste caso é só eletrônico então.
Eu já solicito o arquivo mas nem todos enviam , vou seguir a sugestão do Danilo e colocar isso no contrato.

Mais uma dúvida e as notas de serviço, vocês também solicitam o xml?

Bom dia, Juliana Pereira

De acordo com a legislação tanto o emitente quanto o destinatário da NF-e deverão conservar a NF-e em arquivo digital pelo prazo de 5 (cinco) anos, para apresentação ao fisco, quando solicitado, sob sua guarda e responsabilidade. Então vale a pena orientar a empresa a manter o arquivo de acordo com a legislação ou cobrar por esse serviço já que a responsabilidade é da empresa. Vale a pena sim manter um arquivo de notas de saída e entrada atualizadas pois nunca se sabe quando pode ser solicitado esses arquivos pelo FISCO.

Atenciosamente!

Bom dia Juliana, como vai?

Como você bem sabe, o documento fiscal agora é em formato eletrônico. A legislação que regulamenta a NFe a nível nacional (Ajuste SINIEF 07/05), em sua cláusula décima, estabelece que a guarda dos arquivos XML deve ser feita pelo emitente e pelo destinatário. Neste caso, se você for um escritório contábil, esta obrigatoriedade não lhe atinge.

Entretanto, se você trabalha em uma empresa, sua responsabilidade quanto ao armazenamento dos arquivos certamente é grande. Sugiro inclusive, que você entre em contato com a sua TI e prepare um ambiente para a guarda desses arquivos. Não precisa ser algo complexo e difícil de acessar, porém deve-se ter um certo cuidado e cumprir o prazo da legislação para a o armazenamento.

Me coloco à disposição para dúvidas adicionais.

Grande abraço.

bom dia a todos


Juliana,criar um sistema de back-up também seria valido!


abçs

Bom Dia,

Michele, sim um sistema de back-up é necessário mas nesse caso meu cliente teria que ter , já que sou um escritório contábil.

Do jeito que faço hoje, meu processo é muito lento, vou começar a conferir pelo recebimento dos arquivos xml das notas fiscais.

Juliana,

Já que você é um escritório contábil, existem várias maneiras de otimizar seus processos internos e sua relação com seus clientes.

Dependendo dos softwares que você utiliza, é possível, por exemplo, importar as informações a partir do arquivo SPED Fiscal fornecido por seu cliente, assim seu arquivo digital se resumirá apenas a um único arquivo com informações de entradas e saídas.

Se precisar, podemos conversar mais a respeito.

Ao seu dispor.

Pessoal eu resolvi meu problema com esse Sistema que lembra e obriga os clientes a enviarem os arquivos.
Achei aqui: Sistema Link Direto + Lembretes

Abraçõs a todos

Bom dia Juliana,

Uma ferramenta que é excelente para rastrear, baixar e armazenar todos os XMLs emitidos contra o CNPJ ...

https://www.fiscaldefender.com.br