Envio me mercadorias para representantes ofertarem como amostra

Boa tarde,
Como deve ser a operação quando enviamos mercadorias para nossos representantes e que serão ofertadas para os clientes como amostras, na prospecção de vendas?
No nosso caso, comercializamos produtos alimentícios, que sabidamente não retornarão ao estabelecimento, pois são consumidos na demonstração dos mesmos.

Olá Karina, com base em seu questionamento entendo que a operação descrita é uma REMESSA PARA DEGUSTAÇÃO.
Você não especificou em qual UF ocorre a sua operação, nem se ela é uma operação interna ou interestadual. Se os produtos são fabricados por vocês ou apenas comercializados, nem mesmo se estes estão sujeitos à substituição tributária. Também não especificou se a sua empresa é optante pelo simples Nacional ou não.
Então vamos a regra geral:
Partindo do pressuposto de que o contribuinte esteja estabelecido no estado de SP, a legislação prevê que a saída de mercadoria, a qualquer título, com destino a estabelecimento da própria empresa ou de terceiros constitui fato gerador do ICMS, sendo irrelevante que os mesmos se destinem a degustação ou quaisquer outros procedimentos inerentes à apuração da qualidade do produto, conforme previsão do inciso I e § 4º do artigo 2º do RICMS/SP.
Contudo, se o produto remetido a título de degustação for beneficiado por isenção, a remessa será acompanhada de Nota Fiscal sem o destaque do ICMS, devendo ser consignado no campo "Dados Adicionais" do documento fiscal essa circunstância, com a indicação do dispositivo pertinente da legislação.
Não podemos esquecer que o contribuinte do Simples Nacional tributa o imposto de acordo com a receita auferida, conforme previsto no artigo 18 da Lei Complementar nº 123/2006. Portanto, na remessa para degustação, em que não haverá receita, não há em que se falar em ICMS no PGDAS pelo Simples Nacional.
Por mais que nas remessas para degustação consideremos que haverá uma operação subsequente, qual seja, a distribuição do produto para apreciação do público, por entendimento, mencionada operação não se sujeitará às regras da substituição tributária, sendo tributado normalmente pelo ICMS da operação própria, aplicando-se para o cálculo do imposto as alíquotas internas ou interestaduais.

Seguem os procedimentos acerca da emissão das notas fiscais de remessa para degustação.
Natureza da Operação: “Remessa para Degustação”;
CFOP : 5.949, (operações internas) – 6.949, (operações interestaduais);
Tributação: Normal, na forma do Regulamento ICMS/SP.

Espero ter contribuído de alguma forma.

Bom dia, @Viviane Romão,
Obrigada pelo retorno. Viviane Romão
Somos uma empresa de lucro real, e apesar da matriz ser indústria, as mercadorias são enviadas aos representantes pelas nossas filias, que são atacadistas.
Estamos localizados no estado de SP e as remessas são enviadas para todo o país.
Nossos representantes são constituídos tanto de pessoas jurídicas quanto de pessoas físicas (que também podem ser nossos  funcionários ou não).
Estamos tentando padronizar esta operação, porque principalmente no caso das pessoas físicas, ficamos com receito de enviar uma quantidade grande de produtos com um CFOP tão "genérico" quanto é o 5949/6949.
Sua sugestão de criar uma natureza de "Remessa para degustação" não havia sido considerada até o momento, e por isso já nos foi de grande ajuda.
Com os esclarecimentos feitos acima, se houver mais alguma consideração que ache pertinente, aguardo sua complementação.

Bom dia, minha cara!

Veja a Resposta à Consulta Nº 18356/2018.

A receita estadual versa sobre tema semelhante, sugiro que leia toda a resposta, visto que tem o entendimento da receita e bases legais, porém segue ementa:

Apenas complementando

As Respostas às Consultas de números 22609/2020 e 7622M1/2018 também proferidas pelo Estado de SP, validam esse entendimento nas operações de degustação fora do estabelecimento.

Boa tarde, @Alisson Felipe Machado,
Obrigada pelo retorno.
Entendo que no caso das RC's mencionadas, o procedimento seria adequado se a nossa empresa fosse a responsável por fazer a distribuição gratuita dos produtos em estabelecimento de terceiros, porém não é este o caso.
Enviamos aos nossos representantes e estes visitam seus potenciais clientes para demonstração/degustação das mercadorias.

A sim agora que entendi melhor, os representantes que cita são terceiros que não necessariamente são ligados a empresa.

Neste caso, entendo que a operação deverá ser procedida da maneira que falei quando o transito ocorrer sem intermédio de terceiros não ligados, ou seja quando suas próprias filiais ou funcionários serão responsáveis pela remessa e demonstração dos produtos, ainda que este circule mais de uma vez, afinal

E quando se tratar de terceiros fazendo tal operação, entendo que deverá ser como a colega  Viviane cita, remessa com CFOP 5949/6949, e depois os seus representantes que a receberem emitir a NF nos moldes que eu apresentei.

Esse entendimento eu tirei da RC 23873/2021, acredito que está relata situação idêntica a sua.
Essa consulta se resume a basicamente um prestador de serviço de promoção de vendas que recebe de seus clientes produtos que serão demonstrados a potenciais clientes e consumidos no processo: