Com a nova sistemática de emissão de documentos fiscais eletrônicos, surge a necessidade para que as empresas aprimorem seus processos de emissão desses documentos, buscando evitar ao máximo a rotina de cancelamento, pois em determinadas situações, poderá levar a empresa a ser fiscalizada, caso essa prática seja repetitiva.
O Cancelamento da NF-e dentro do prazo estabelecido pela legislação deve ser homologado após a inclusão do motivo do cancelamento de uma NF-e devidamente autorizada. Quando a necessidade do cancelamento ocorre após o prazo estabelecido pela legislação, o contribuinte poderá ingressar com um processo junto à Secretaria de Fazenda Estadual, requerendo o cancelamento da NF-e, em decorrência de inexistência do fato gerador da operação. Para isso, recomenda-se anexar ao processo, declaração de não recebimento da mercadoria e não aproveitamento do crédito pelo destinatário, desde que este seja contribuinte do ICMS. Nos casos em que o destinatário não seja contribuinte do imposto, deverá ser anexada a declaração do motivo pela não aceitação do documento eletrônico, isto poderá ocorrer nos casos de vendas para órgãos públicos, em que a informação no valor da NF-e e o valor definido na licitação apresentem divergências.
Pelas regras estabelecidas pelos Estados quanto aos contribuintes que perderam o prazo previsto na legislação para o cancelamento da NF-e no sistema, são permitidos a esses protocolar requerimento, solicitando autorização para cancelamento de NF-e fora do prazo, via processo. Após análise do processo, e sendo autorizado pela Secretaria de Fazenda o cancelamento, será aberto então, um novo prazo no sistema para que a empresa possa realizar o cancelamento da nota fiscal eletrônica e assim concluir a etapa do processo de regularização da operação.