Simone,
A perda/extravio de documentos fiscais é tratada na portaria CAT 17 de 21/03/2006 transcrita abaixo, veja se ajuda:
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II - a perda, o extravio ou a inutilização de livros ou documentos fiscais, bem como a reconstituição de escrita fiscal e a adaptação de livros ou documentos fiscais nos casos de alteração cadastral, deverão ser objeto de:
a) comunicação ao Posto Fiscal a que estiver vinculado o contribuinte, no prazo de 30 dias contado da ocorrência, conforme modelo constante no Anexo I;
b) lavratura de termo circunstanciado no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6, o qual deverá ser vistado pela autoridade fiscal quando da entrega da comunicação referida na alínea "a";
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§ 2° - Na hipótese de perda ou extravio de livros ou documentos fiscais, além do procedimento previsto no inciso II, deverá ser:
1 - entregue ao Posto Fiscal de vinculação do contribuinte uma Declaração de Extravio de Documento, conforme modelo constante no Anexo II, que será anexada à comunicação referida na alínea "a" do inciso II;
2 - publicado, por três dias, em jornal da localidade, anúncio relativo à ocorrência, com identificação dos documentos ou impressos fiscais perdidos ou extraviados - tipo, modelo, série, subsérie e numeração - e especificação quanto a estarem ou não preenchidos.
§ 3° - A reconstituição de escrita fiscal referida no inciso II depende de prévia autorização do fisco.
§ 4° - A adaptação de livros ou documentos fiscais, conforme prevista na alínea "a" do inciso III, deverá ser efetuada uma única vez;
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ANEXO I
MODELO DE COMUNICAÇÃO DE OCORRÊNCIAS
COM LIVROS E /OU DOCUMENTOS FISCAIS
(a que se refere a alínea "a" do inciso II do artigo 1 ° da Portaria CAT 17/2006 )
AO CHEFE DO POSTO FISCAL DE ......................
CONTRIBUINTE:
CNPJ:
INSCRIÇÃO ESTADUAL:
Comunica a ocorrência com os livros e/ou documentos fiscais abaixo assinalada (assinalar as ocorrências e relacionar os livros e/ou documentos fiscais, utilizando, se necessário, o verso):
1. ( ) PERDA OU EXTRAVIO
2. INUTILIZAÇÃO:
2.1 ( ) POR ALTERAÇÃO DE DADOS CADASTRAIS
2.2 ( ) POR MUDANÇA DE REGIME
2.3 ( ) OUTRAS
3. ADAPTAÇÃO COM APOSIÇÃO DE CARIMBO:
3.1 ( ) NOVO NOME EMPRESARIAL (FIRMA OU DENOMINAÇÃO)
3.2 ( ) NOVO ENDEREÇO
3.3 ( ) NOVA INSCRIÇÃO ESTADUAL
3.4 ( ) NOVO CNPJ
3.5 ( ) TALÕES DE NOTA FISCAL DA SÉRIE ..... DE ..... A .....
3.6 ( ) LIVROS REGISTRO DE MOD. .....
4. ( ) RECONSTITUIÇÃO DA ESCRITA FISCAL DOS LIVROS DE REGISTRO DE MOD. .....
5. NO CASO DE SUCESSÃO, INFORMAR ABAIXO A RAZÃO SOCIAL, O CNPJ E A IE DO ESTABELECIMENTO SUCEDIDO:
RAZÃO SOCIAL:
CNPJ:
IE:
Declara que:
( ) A ocorrência acima foi publicada em três edições do Jornal ....., nos dias ....., nas páginas .....
( ) Foi lavrado termo circunstanciado no Livro de Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6, de ....., na página .....
( ) Está ciente de que a reconstituição da escrita fiscal dos livros fiscais depende de autorização expressa do Chefe do Posto Fiscal, nos termos do artigo 226 do Regulamento do ICMS.
LOCAL, DATA
ASSINATURA
NOME, CPF, CARGO
ANEXO II
DECLARAÇÃO DE EXTRAVIO DE DOCUMENTO
(a que se refere o item 1 do § 2° do artigo 1° da Portaria CAT .17/2006)
Eu, ....................................., portador do RG .................... e
do CPF ........................, profissão ............................., residente
e domiciliado à Rua .................................., ................, cidade
...................., Estado ...................., declaro ter extraviado os
seguintes documentos: (além dos documentos, informar nome
empresarial (firma ou denominação), endereço, IE e CNPJ da
empresa, data do extravio e motivo).
Assumo inteira responsabilidade civil e criminal por esta declaração, estando ciente das penas do crime de Falsidade Ideológica (artigo 299 do Código Penal Brasileiro) e sua eventual subsunção ao crime contra a ordem tributária (artigos 1 ° e 2 ° da Lei 8.137/90 ).
Nome e assinatura do declarante, responsável legal pela empresa (*)
Visto do Posto Fiscal
(*) Anexar: 1) Cópia do RG;
2) Cópia do CPF;
3) Procuração, se representante legal.
Abraços