Ajuda no ECAC

Bom dia a todos, 
Amigos estou tendo um problema e gostaria de saber se alguém tem uma idéia pra me ajudar, acontece o seguinte emitimos as Darfs de IR pros clientes e muitas vezes eles não pagam e muita das vezes tempos até anos depois eles pedem um levantamento de débitos e no ECAC eu não tenho uma vinculação desse DARF teria que olhar nos pagamentos e as vezes da falha ou passa batido. Já tentei manter uma cópia da guia enviada pro cliente no escritório para ter um controle do que ele não pagou, também olho na contabilidade lançada para visualizar as guias mas as vezes a provisão ainda não foi lançada. Gostaria de saber se algum amigo tem alguma idéia ou uso um método melhor para me ajudar pois muitas vezes passa batido enviar essas guias.

Desde já agradeço

Rafael David Lopes da Silva
Se os débitos foram lançados na Dctf, e não foram pagos, é para constar na Receita Federal via E-cac. Se na contabilidade  foram lançados as provisões e não foram pagos os impostos, também irão  constar os saldos devedores, através do razão das contas você tem como verificar se pagou ou não (Caso os lançamentos foram contabilizados corretamente)

Anderson ,
Perdão na euforia acabei até deixando algumas informações de lado, as empresas são simples nacional e não fazem o envio da DCTF.