SIT estabelece procedimentos a serem adotados pelos Auditores-Fiscais do Trabalho na apreensão, guarda e devolução de documentos inerentes à fiscalização

INSTRUÇÃO NORMATIVA 89 SIT, DE 2-3-2011
(DO-U DE 3-3-2011)
– c/Retificação no D. Oficial de 4-3-2011 –

FISCALIZAÇÃO
Apreensão de Documentos

SIT estabelece procedimentos a serem adotados pelos Auditores-Fiscais do Trabalho na apreensão, guarda e devolução de documentos inerentes à fiscalização

=> Neste Ato podemos destacar:
– os materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados podem ser apreendidos pelo AFT – Auditor-Fiscal do Trabalho, nas hipóteses em que o acesso ou a posse do empregador possa prejudicar a apuração das irregularidades ou o objeto seja indício de crime;
– qualquer caso de apreensão, guarda ou devolução deve constar, respectivamente, no Termo de Auto de Apreensão e Guarda, Termo de Recebimento e Guarda, e Termo de Devolução;
– a apreensão pode ser determinada em Ordem de Serviço emitida pela chefia imediata ou por ação imediata do AFT;
– o Auto de Apreensão e Guarda deve ser emitido em 3 vias, sendo a 1ª via para dar início ao processo administrativo, a 2ª via para ser entregue ao autuado e a 3ª via para controle do AFT;
– o AFT poderá promover o lacre de gavetas, armários e arquivos, bem como de quaisquer volumes que sirvam para a guarda dos objetos, quando não for possível removê-los ou encerrar o levantamento para apreensão naquela visita fiscal;
– a constatação de rompimento do lacre pelo autuado ou seu representante, sem autorização escrita do AFT, será comunicada às autoridades competentes para apuração de crime;
– a ação fiscal será reiniciada no prazo máximo de 30 dias contados da data de lavratura do Auto de Apreensão, que pode ser prorrogado por mais 30 dias, a critério da chefia imediata;
– após o encerramento da ação fiscal, os documentos do autuado serão encaminhados à autoridade competente no caso de indícios de crime, ou devolvidos, no prazo máximo de 72h após o encerramento da ação fiscal;
– os empregadores que utilizam sistemas eletrônicos de dados para registro dos fatos relacionados ao cumprimento da legislação trabalhista e fazendária devem manter os respectivos arquivos digitais e sistemas à disposição da fiscalização do trabalho;
– Fica revogada a Instrução Normativa 28 SIT, de 27-2-2002 (Informativo 09/2002).

A SECRETÁRIA DE INSPEÇÃO DO TRABALHO, no exercício da competência prevista no inciso XIII do art. 14 do Anexo I do Decreto nº 5.063, de 3 de maio de 2004, e em face do disposto no inciso VI do art. 11 da Lei nº 10.593, de 6 de dezembro de 2002, e nos incisos VII, XII e XX do art. 18 do Decreto nº 4.552, de 6 de dezembro de 2002, que aprovou o Regulamento da Inspeção do Trabalho, RESOLVE:
Art. 1º – Estabelecer os procedimentos para a apreensão, guarda e devolução de materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados de empregadores por Auditor-Fiscal do Trabalho – AFT.
§ 1º – A apreensão tem por finalidade a verificação e constituição de prova material de fraudes, irregularidades e indícios de crime, ou a análise e instrução de processos administrativos, nas hipóteses em que o acesso ou a posse do empregador possa prejudicar a apuração das irregularidades ou o objeto seja indício de crime.
§ 2º – Consideram-se assemelhados e passíveis de apreensão, quaisquer que sejam o seu conteúdo, os objetos físicos, documentos e arquivos constantes de dispositivos móveis de armazenamento de dados, por meios magnéticos ou eletrônicos, mídias, discos rígidos de computadores e seus respectivos gabinetes, substâncias, rótulos, fitas, urnas e outros que, a critério do Auditor-Fiscal do Trabalho, sejam necessários à apuração da irregularidade.
§ 3º – A apuração poderá ser feita por meio do exame da contabilidade da empresa conforme disposto no inciso VI do art. 11 da Lei nº 10.593, de 6 de dezembro de 2002, conjugado com os arts.190 e 193 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002, que institui o Código Civil.

Remissões COAD: Lei 10.593/2002 (Portal COAD)
“Art. 11 – Os ocupantes do cargo de Auditor-Fiscal do Trabalho têm por atribuições assegurar, em todo o território nacional:
..........................................................................................................................    
VI – a lavratura de auto de apreensão e guarda de documentos, materiais, livros e assemelhados, para verificação da existência de fraude e irregularidades, bem como o exame da contabilidade das empresas, não se lhes aplicando o disposto nos arts. 17 e 18 do Código Comercial.”
• Lei 10.406/2002 – Código Civil (Portal COAD)
“Art. 190 – A exceção prescreve no mesmo prazo em que a pretensão.”
..........................................................................................................................    
“Art. 193 – A prescrição pode ser alegada em qualquer grau de jurisdição, pela parte a quem aproveita.”

Art. 2º – A apreensão pode ser determinada em Ordem de Serviço emitida pela chefia imediata ou por ação imediata do Auditor- Fiscal do Trabalho e deve constar de Auto de Apreensão e Guarda, conforme modelo previsto no Anexo I e de relatório circunstanciado, em que devem ser descritos os motivos da apreensão e outras informações julgadas necessárias.
Art. 3º – O Auto de Apreensão e Guarda a ser lavrado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho em cada apreensão, que deve conter, no mínimo:
I – nome ou razão social, endereço e nº do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica – CNPJ, do Cadastro de Pessoa Física – CPF ou Cadastro de Específico do INSS – CEI do autuado;
II – local, data e hora da apreensão e lavratura do auto;
III – descrição dos objetos apreendidos, com indicação de suas características aparentes;
IV – indicação das irregularidades, motivos ou indícios de irregularidades que ensejaram a apreensão;
V – identificação e assinatura do Auditor-Fiscal do Trabalho autuante;
VI – assinatura e identificação do autuado;
VII – endereço da Superintendência Regional do Trabalho e Emprego, da Gerência Regional do Trabalho e Emprego ou da Agência Regional do Trabalho em que os objetos apreendidos ficarão depositados; e
VIII – informação de que o autuado poderá solicitar, por escrito, cópias dos documentos apreendidos, que serão fornecidos contra recibo.
§ 1º – O Auto de Apreensão e Guarda deve ser emitido em três vias, sendo a primeira via para dar início ao processo administrativo previsto no art. 6º, a segunda via para ser entregue ao autuado e a terceira via para controle do Auditor-Fiscal do Trabalho autuante.
§ 2º – Os documentos apreendidos devem ser visados e datados, exceto os livros oficiais.
§ 3º – O Auditor Fiscal do Trabalho poderá promover o lacre de gavetas, armários e arquivos, bem como de quaisquer volumes que sirvam para a guarda dos objetos, quando não for possível removê-los ou encerrar o levantamento para apreensão naquela visita fiscal.
Art. 4º – A primeira via do Auto de Apreensão e Guarda deve ser entregue pelo Auditor-Fiscal do Trabalho à chefia imediata, juntamente com os materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados apreendidos.
Art. 5º – Cabe à chefia imediata a responsabilidade pela guarda, proteção e conservação dos materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados que lhe forem entregues, devendo ser lavrado, na ocasião do recebimento, o Termo de Recebimento e Guarda previsto no Anexo II desta Portaria.
Parágrafo único – O Termo de Recebimento e Guarda deve ser lavrado em três vias, sendo a primeira para instrução do processo administrativo previsto no art. 6º, a segunda via para o Auditor-Fiscal do Trabalho que lavrou o Auto de Apreensão e Guarda e entregou os materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados apreendidos, e a terceira para controle da chefia imediata.
Art. 6º – O Auto de Apreensão e Guarda deve ser protocolizado para formação de processo administrativo, em que devem ser juntados o Termo de Recebimento e Guarda e cópia de todas as ocorrências referentes ao procedimento de apreensão, inclusive da ordem de serviço, dos autos de infração e termos lavrados.
Parágrafo único – É facultado ao autuado o recebimento, mediante recibo, de cópia de todo o processo administrativo e dos documentos apreendidos, desde que a solicite por escrito, devendo a solicitação e o recibo ser anexados ao processo.
Art. 7º – A ação fiscal será reiniciada pelo Auditor-Fiscal do Trabalho autuante no prazo máximo de trinta dias contados da data de lavratura do Auto de Apreensão, que pode ser prorrogado por mais trinta dias, a critério da chefia imediata.
§ 1º – Quando houver lacre previsto no § 3º do art. 3º, a ação fiscal deve ser reiniciada no prazo máximo de setenta e duas horas a partir da efetivação do lacre, cuja abertura será efetuada pelo Auditor- Fiscal do Trabalho autuante, podendo dela participar o autuado, seu representante legal ou preposto, devidamente identificados e munidos de mandato.
§ 2º – Para reinício da ação fiscal ou exame dos materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados apreendidos, o Auditor-Fiscal do Trabalho deve solicitá-los à chefia imediata, e recebê-los por meio de Termo de Recebimento e Guarda.
Art. 8º – O exame dos materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados apreendidos deve ser feito pelo Auditor- Fiscal do Trabalho nas dependências da Superintendência Regional do Trabalho e Emprego, da Gerência Regional do Trabalho e Emprego ou da Agência Regional do Trabalho em que estejam depositados.
§ 1º – Caso entenda necessário para seu exame, o Auditor- Fiscal do Trabalho pode solicitar à chefia imediata diligências, laudos técnicos e periciais, elaborados pelas autoridades competentes, inclusive a de gravação de arquivos magnéticos.
§ 2º – Os materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados examinados e considerados desnecessários para instrução de processo administrativo ou comunicação às autoridades competentes devem ser devolvidos ao autuado em no máximo setenta e duas horas após o exame.
Art. 9º – Após o encerramento da ação fiscal, devem ser tomadas as seguintes providências quanto aos materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados examinados:
I – havendo constatação de indícios de crime, cabe à chefia responsável pela sua guarda encaminhá-los às autoridades competentes para as providências que julgarem necessárias, por meio de ofício, cuja cópia deve ser anexada ao processo administrativo; e
II – deve ser providenciada, no prazo máximo de noventa dias da lavratura do Auto de Apreensão e Guarda ou setenta e duas horas após o encerramento da ação fiscal, a devolução ao autuado dos documentos que não foram encaminhados na forma § 2º do art. 8º ou do inciso I deste artigo.
§ 1º – Para a devolução prevista no inciso II do caput, o autuado deve ser notificado via postal, com anexação do Aviso de Recebimento – AR ao processo administrativo, para comparecimento na Superintendência Regional do Trabalho e Emprego, na Gerência Regional do Trabalho e Emprego ou na Agência Regional do Trabalho em que se encontram os materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados apreendidos.
§ 2º – A devolução a que se refere no inciso II do caput deve ser efetuada por meio do Termo de Devolução previsto no Anexo III, a ser assinado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho, pela chefia imediata e pelo autuado, seu representante legal ou preposto.
§ 3º – Em caso de não comparecimento do autuado, os materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados devem lhe ser encaminhados via postal, no prazo de dez dias do recebimento da notificação, com anexação do Aviso de Recebimento ao processo administrativo.
§ 4º – O processo administrativo deve ser arquivado após o encerramento da ação fiscal e dos procedimentos previstos neste artigo.
Art. 10 – A constatação de rompimento do lacre pelo autuado ou seu representante, sem autorização escrita do Auditor-Fiscal do Trabalho autuante, deve ser comunicada às autoridades competentes para apuração de crime.
Art. 11 – Os empregadores que utilizam sistemas eletrônicos de dados para registro dos fatos relacionados ao cumprimento da legislação trabalhista e fazendária devem manter os respectivos arquivos digitais e sistemas à disposição da fiscalização do trabalho nos prazos previstos na legislação, observada a prescrição trintenária relativa ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS.
Art. 12 – Revoga-se a Instrução Normativa nº 28, de 27 de fevereiro de 2002.
Art. 13 – Esta instrução entra em vigor na data de sua publicação. (Vera Lúcia Ribeiro de Albuquerque)

ANEXO I

Ministério do Trabalho e Emprego Sistema Federal de Inspeção do Trabalho – SFIT Superintendência Regional do Trabalho e Emprego em _______________ AUTO DE APREENSÃO E GUARDA
Dados do autuado Nome / Razão Social:________________________________________________. CNPJ / CEI ou CPF: _________________________________________________.
Às____h____ do dia ____/_____/______, no endereço __________________________, foram APREENDIDOS os materiais, livros, papéis,arquivos, documentos e assemelhados abaixo relacionados, sob guarda do Auditor – Fiscal do Trabalho signatário deste Auto, com fundamento no inciso VI, do art. 11 da Lei nº 10.593, de 6 de dezembro de 2002 e no Decreto nº 4.552, de 27 de dezembro de 2002, que aprovou o Regulamento da Inspeção do Trabalho, lavrando-se o presente auto em três vias. Os documentos serão devolvidos na forma e nos prazos previstos na Instrução Normativa nº 89 de 02 de março de 2011, da Secretaria de Inspeção do Trabalho. Fica o autuado ciente de que poderá solicitar, por escrito, cópias dos documentos apreendidos, que serão fornecidos contra recibo no órgão regional do Trabalho e Emprego, no endereço: ____________________________________
Materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados apreendidos: ______________________________________________	Irregularidades, motivos ou indícios de irregularidades que ensejaram a apreensão ______________________________________
______________________________________________ Recebi a 2ª via deste auto _____________________________ Autuado, representante ou preposto	______________________________________ Carimbo e Assinatura do Auditor-Fiscal do Trabalho

ANEXO II

Ministério do Trabalho e Emprego Sistema Federal de Inspeção do Trabalho – SFIT Superintendência Regional do Trabalho e Emprego em _______________ TERMO DE RECEBIMENTO E GUARDA
Dados do autuado Nome / Razão Social:________________________________________________. CNPJ / CEI ou CPF: _________________________________________________.
Nos termos da Instrução Normativa nº 89 de 2 de março de 2011, RECEBO os objetos do empregador acima identificado, apreendidos às____h____ do dia ___/___/______, pelo Auditor-Fiscal do Trabalho, CIF_________, por meio de auto de apreensão e guarda, e fico ciente de meus deveres de guarda e conservação.
Materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados apreendidos: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________
_____________________________________________________ Recebi a 2ª via deste auto na data de ___/___/____. ___________________________________________ Carimbo e Assinatura do Auditor-Fiscal do Trabalho	_____________-____, em ____/___/___ ____________________________ Identificação e assinatura da chefia imediata

ANEXO III

Ministério do Trabalho e Emprego Sistema Federal de Inspeção do Trabalho – SFIT Superintendência Regional do Trabalho e Emprego em _______________ TERMO DE DEVOLUÇÃO

Dados do autuado Nome / Razão Social:________________________________________________. CNPJ / CEI ou CPF: _________________________________________________.

Nos termos da Instrução Normativa nº 89 de 02 de março de 2011, DEVOLVO, pelo presente termo ao autuado acima identificado os materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados apreendidos às _____h_____ do dia _____/_____/_______, conforme auto de apreensão guarda __________ lavrado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho ____________, CIF nº ____________.

Materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados apreendidos e devolvidos: _______________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________

___________________-____, em ____/___/_______ ______________________________________________   Carimbo e Assinatura do Auditor-Fiscal do Trabalho

Recebi os materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados acima descritos e certifico que se encontram da mesma forma que estavam quando foram apreendidos. ________________________________   Autuado, representante ou preposto