INFORMAÇÃO

OUTROS ASSUNTOS FEDERAIS
CONSÓRCIO – Normas

A Circular 3.078 BACEN, de 10-1-2002, publicada na página 23 do DO-U, Seção 1, de 14-1-2002, determina às administradoras de consórcio a implantação de controles internos voltados para as atividades por elas desenvolvidas, seus sistemas de informações financeiras, operacionais e gerenciais e o cumprimento das normas legais e regulamentares a elas aplicáveis.
Os controles internos devem ser efetivos e consistentes com a natureza e complexidade das operações realizadas e risco incorrido pelas administradoras.
São de responsabilidade dos membros da diretoria ou dos sócios-gerentes da administradora:
a) a implantação de uma estrutura de controles internos efetiva mediante a definição de atividades de controle para todos os níveis operacionais da administradora;
b) o estabelecimento dos objetivos e procedimentos pertinentes aos mesmos;
c) a verificação sistemática da adoção e do cumprimento dos procedimentos definidos em função do disposto na letra “b”.
Os controles internos, cujas disposições devem ser acessíveis a todos os funcionários da administradora de forma a assegurar sejam conhecidas a respectiva função no processo e as responsabilidades atribuídas aos diversos níveis da organização, devem prever:
a) a definição de responsabilidades dentro da administradora;
b) a segregação das atividades atribuídas aos integrantes da administradora de modo a que seja evitado o conflito de interesses, bem como meios de minimizar e monitorar adequadamente áreas identificadas como de potencial conflito da espécie;
c) meios de identificar e avaliar fatores internos e externos que possam afetar adversamente a realização dos objetivos da administradora;
d) a existência de canais de comunicação que assegurem aos funcionários, segundo o correspondente nível de atuação, acesso tempestivo a informações confiáveis e compreensíveis consideradas relevantes para suas tarefas e responsabilidades;
e) a contínua avaliação dos diversos riscos associados às atividades da administradora;
f) o acompanhamento sistemático das atividades desenvolvidas, de forma a que se possa avaliar se os objetivos da administradora estão sendo alcançados, se os limites estabelecidos e as leis e regulamentos aplicáveis estão sendo cumpridos, bem como a assegurar que quaisquer desvios possam ser prontamente corrigidos;
g) a existência de testes periódicos de segurança para os sistemas de informações, em especial para os mantidos em meio eletrônico.
Os controles internos devem ser periodicamente revisados e atualizados, de forma a que sejam a eles incorporadas medidas relacionadas a novas modalidades de riscos anteriormente não previstas.
A atividade de auditoria interna deve fazer parte do sistema de controles internos e deverá ser exercida:
a) por unidade específica da própria administradora, subordinada aos membros da sua diretoria ou aos seus sócios-gerentes;
b) pela auditoria da entidade ou associação de classe ou de órgão central a que filiada a administradora, devendo o responsável reportar-se aos membros da diretoria ou aos sócios-gerentes da mesma;
c) por auditor independente devidamente registrado na Comissão de Valores Mobiliários (CVM), desde que não aquele responsável pela auditoria das demonstrações financeiras da administradora, observado que o mesmo deve reportar-se aos membros da diretoria ou aos sócios-gerentes da administradora.
O disposto anteriormente aplica-se tão somente às administradoras de consórcio que, a partir de 31-12-2001, inclusive, apresentem patrimônio líquido superior a R$ 5.000.000,00.
O sistema de controles internos deverá estar implantado até 30-6-2003, com a observância do seguinte cronograma:
a) definição das estruturas internas que tornarão efetivos a implantação e o acompanhamento correspondentes – até 30-6-2002;
b) definição e disponibilização dos procedimentos pertinentes – até 31-12-2002.
A auditoria externa da administradora deve fazer menção específica, em seus pareceres, à observância do mencionado cronograma.