PORTARIA 10 COAF, DE 3-11-2017
(DO-U DE 6-11-2017)
PROCESSO ADMINISTRATIVO – Forma Eletrônica
COAF adota sistema eletrônico de informações
Esta Portaria disciplina a implantação e o funcionamento do SEI (Sistema Eletrônico de Informações) como um dos sistemas de gestão de documentos e processos do COAF.
O PRESIDENTE DO CONSELHO DE CONTROLE DE ATIVIDADES FINANCEIRAS (COAF), no uso das atribuições conferidas pelo inciso IV do art. 6º do Regimento Interno do COAF, aprovado pela Portaria nº 330, de 18 de dezembro de 1998, considerando:
O Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional; e
A Portaria MF nº 396, de 5 de setembro de 2017, que institui o Sistema Eletrônico de Informações no Ministério da Fazenda, resolve:
Art. 1º Adotar o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) como um dos sistemas de gestão de documentos e processos do COAF.
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 2º A implantação do SEI visa a atender os seguintes objetivos:
I – aprimorar a gestão documental e facilitar o acesso de servidores e cidadãos a informações;
II – propiciar celeridade, segurança e economicidade aos procedimentos;
III – permitir a integração com sistemas de processo eletrônico de outros órgãos e entidades da Administração Pública Federal;
IV – promover a integridade e a confiabilidade dos dados e das informações disponíveis;
V – favorecer a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental, promovendo a adequação entre meios, ações, impactos e resultados; e
VI – promover a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e comunicação.
Art. 3º Caberá à Coordenação-Geral de Desenvolvimento Institucional (CODES) a gestão do SEI no âmbito do COAF.
Art. 4º O SEI deverá ser utilizado para produzir, editar, assinar, tramitar, receber e concluir documentos e processos, ressalvado o disposto no artigo 10.
CAPÍTULO II
DO ACESSO E CADASTRAMENTO
Art. 5º Qualquer pessoa poderá ter acesso aos processos e aos documentos no SEI, bem como acompanhar o trâmite dos processos, independentemente de cadastramento prévio, ressalvadas as hipóteses legais de restrição de acesso.
Parágrafo único. O acesso a processos públicos será disponibilizado no Portal do COAF na internet, sem necessidade de cadastramento.
Art. 6º O usuário externo poderá:
I. visualizar o processo a que tenha sido autorizado o acesso; e
II. assinar eletronicamente contrato, convênio, acordo e outros instrumentos autorizados;
III. Inserir documentos permitidos pelo sistema.
§1º Considera-se usuário externo a pessoa autorizada, mediante cadastramento prévio, a acessar ou atuar em processos eletrônicos do SEI de que seja parte interessada ou seu representante.
§ 2º O cadastramento de acesso ao sistema é responsabilidade da COGRL/SPOA, nos termos das suas normas.
§ 3º O cadastramento de usuário externo no sistema dar-se-á a partir do preenchimento e envio de solicitação em formulário eletrônico disponibilizado no Portal do Ministério da Fazenda na Internet, bem como do encaminhamento da documentação pertinente à COGRL/SPOA.
§ 4º Os documentos de cadastramento serão juntados no processo a que se refiram.
§ 5º O acesso a processo administrativo será concedido pelo COAF.
§ 6º O COAF poderá solicitar a qualquer tempo o comparecimento do usuário externo às dependências do órgão, munido do original de seu documento de identidade oficial, ou o encaminhamento de solicitação assinada digitalmente com certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
CAPÍTULO III
DO PROCESSO ELETRÔNICO
Art. 7º Todos os documentos no âmbito do SEI integrarão processos eletrônicos.
§ 1º Os documentos produzidos originariamente no SEI e juntados aos processos eletrônicos serão considerados originais para todos os efeitos legais.
§ 2º Os documentos digitalizados juntados aos processos eletrônicos no SEI terão a mesma força probante do documento físico apresentado.
Art. 8º Os documentos recebidos a partir da implantação do SEI no COAF, independentemente da sua forma de envio, deverão ser registrados eletronicamente.
§ 1º Os documentos internos e externos necessários à instrução dos processos administrativos punitivos serão digitalizados e inseridos no SEI, em sua integralidade.
§ 2º Os processos administrativos punitivos serão registrados com o nível de acesso restrito.
§ 3º Os documentos que contenham informações sigilosas ou de acesso restrito deverão ser registrados no SEI com a sinalização do adequado nível de acesso.
Art. 9º Em caso de impossibilidade técnica de produção dos documentos no SEI, para questões urgentes que não possam esperar o restabelecimento do sistema, estes poderão ser produzidos em suporte físico e assinados de próprio punho, podendo receber numeração manual sequencial provisória e, quando do retorno da disponibilidade do sistema, devem ser imediatamente digitalizados e inseridos no SEI.
Art. 10. Não serão digitalizados ou inseridos no SEI:
I – documentos e processos protegidos por sigilo legal, ressalvados os processos administrativos punitivos;
II – documentos e processos classificados em grau de sigilo, conforme os arts. 23 e 24 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;
III – requisições e trocas de informações com autoridades competentes e pessoas obrigadas de que trata a Lei nº 9.613/1998;
IV – denúncias relacionadas à suspeição ou prática de infrações penais.
V – jornais, revistas, livros, propagandas e demais materiais que não se caracterizam como documento arquivístico;
VI – correspondências particulares.
Parágrafo único. O disposto nos incisos V e VI não se aplica a documentos que sejam submetidos ou relacionados ao propósito de instrução de processos administrativos.
CAPÍTULO IV
DA ASSINATURA ELETRÔNICA
Art. 11. Os documentos eletrônicos produzidos no SEI têm garantia de autoria, autenticidade e integridade asseguradas, mediante utilização de assinatura eletrônica.
§ 1º A assinatura eletrônica no SEI será realizada por nome de usuário e senha ou por certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e importará aceitação das normas sobre o assunto.
§ 2º O nome de usuário e senha, bem como o certificado digital, são de uso pessoal e intransferível, sendo o titular responsável por sua guarda e sigilo e utilização de sua assinatura eletrônica.
CAPÍTULO V
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 12. A autenticidade de documentos gerados no SEI poderá ser conferida em endereço na Internet indicado no próprio documento, com uso dos códigos de verificação informados na tarja de assinatura.
Art. 13. Os atos processuais praticados no SEI serão considerados realizados no dia e hora da respectiva assinatura eletrônica.
Art. 14. Documentos e processos recebidos ou já existentes, em suporte físico, deverão ser convertidos para meio digital, conforme orientações da Coordenação-Geral de Recursos Logísticos (COGRL/SPOA), disponibilizadas no endereço eletrônico http://fazenda.gov.br/sei.
§ 1º A Coordenação-Geral de Desenvolvimento Institucional (CODES) será responsável por definir os procedimentos de conversão dos documentos e sua inserção nos processos no âmbito do COAF.
§ 2º Os processos abertos ou instaurados a partir da entrada em vigor desta Portaria tramitarão exclusivamente no SEI.
§ 3º A inserção no SEI dos processos administrativos punitivos em suporte físico em andamento será condicionada à comunicação das partes.
Art. 15. O encerramento do processo em suporte físico e a abertura do correspondente processo eletrônico devem ser realizados por meio do Termo de Encerramento de Trâmite Físico de Processo, de acordo com modelo disponível no SEI.
Parágrafo único. O termo a que se refere o caput deve ser produzido e assinado eletronicamente no SEI e inserido após o processo digitalizado, bem como impresso e inserido como último documento do processo em suporte físico.
Art. 16. Os originais dos documentos e processos digitalizados devem ser mantidos na CODES até o prazo definido em cronograma de transferência para o Arquivo Geral.
Art. 17. Os casos omissos e excepcionais serão apresentados pelo Secretário-Executivo à decisão do Presidente do COAF.
Art. 18. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
ANTONIO GUSTAVO RODRIGUES
