ANEXO I
Nomenclatura de arquivos por agrupamento de documentos
Este anexo define e padroniza os nomes de arquivos gerados pelo interessado a serem entregues ou remetidos à Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB).
Considerando a praticidade para realizar o processo de digitalização dos documentos por parte do interessado e a celeridade nas operações de juntada desses documentos digitais ao Sistema e-Processo por parte dos atendentes, os documentos digitalizados deverão se agrupar em apenas 4 (quatro) nomes de arquivos digitais, sem prejuízo daqueles referidos no § 3º do art. 4º e § 5º do art. 9º da Instrução Normativa RFB nº 1.412, de 22 de novembro de 2013:
Peticao.pdf
Doc_Identificacao.pdf
Doc_Comprobatorios.pdf
Arq_nao_pag.zip ou Arq_nao_pag.rar
Peticao.pdf - Esse arquivo no formato “pdf” deve conter apenas a peça processual que contém o pedido a ser formulado no processo ou dossiê digital e ser assinado manual ou eletronicamente na forma estabelecida nos §§ 1º e 2º do art. 4º. Dentro desse arquivo poderá ter um pedido, requerimento, solicitação, impugnação, recurso, reclamação,
manifestação de inconformidade, etc.
Doc_Identificacao.pdf - Esse arquivo no formato “pdf” deve conter todos os documentos relacionados à qualificação do interessado e de seu procurador, se for o caso, tais como: contrato social que demonstre a condição de sócio-administrador, ata de nomeação de administrador, documento de identificação pessoal (tais como: Registro Geral - carteira de identidade (RG), Carteira Nacional de Habilitação (CNH), etc) do interessado, procurações, documento de identificação pessoal (tais como: RG, CNH, etc) do procurador. Devem compor esse arquivo, ainda, todos os documentos necessários que comprovam que a pessoa que peticiona no documento contido no arquivo digital
“Peticao.pdf” é a pessoa competente para fazê-lo.
Doc_Comprobatorios.pdf - Os demais documentos no formato “pdf” que fundamentam, comprovam e sustentam a petição contida no arquivo digital “Peticao.pdf” devem compor esse arquivo digital.
Arq_nao_pag.zip ou Arq_nao_pag.rar - Os documentos que não puderem ser convertidos para o formato “pdf” sem a perda da informação ou os que precisarem ser apresentados no formato original (em formato distinto de “pdf”) devem ser compactados em um arquivo digital na extensão “zip” ou “rar”.
Observações:
I - Não deverão ser utilizados caracteres especiais na nomenclatura dos arquivos, tais como: acento agudo, acento circunflexo, cedilha, acento grave, asterisco, til, parênteses, apóstrofo, colchetes, hífen, percentual, cifrão, espaços em branco, barra, etc.
II - cada arquivo digital no formato “pdf” terá tamanho máximo de 15 megabytes (15.360 kilobytes) e o arquivo não paginável na extensão “zip” ou “rar” terá tamanho máximo de 150 megabytes (153.600 kilobytes), devendo o tipo de arquivo que exceder ao seu limite ser fracionado em tantos quantos forem necessários.
III - os arquivos no formato “pdf” deverão estar em conformidade com o padrão ISO 19005-3:2012 (PDF/A - versões PDF 1.4 ou superior), não conter arquivos anexados, possuir margens superior e inferior de, no mínimo, 3 cm (três centímetros), e margens laterais de, no mínimo, 2,5 cm (dois centímetros e cinco milímetros), e ainda com resolução de imagem de 300 dpi (trezentos dots per inch) nas cores preta e branca.
IV - Quando a digitalização da documentação nas cores preta e branca acarretar prejuízo para a visualização e interpretação do conteúdo, poderá ser utilizada a resolução de 200 dpi (duzentos dots per inch) colorida ou em tons de cinza.
A nomenclatura dos arquivos deverá obedecer à convenção estabelecida na planilha a seguir. Caso contrário, os arquivos poderão ser rejeitados ou a análise da demanda poderá ser prejudicada:
Tipo de documento | Nomenclatura do arquivo |
Formulário de solicitação de abertura de dossiê digital de atendimento. | Sodea.pdf ou Sodea - Assinado.pdf |
Caso o arquivo contenha documento assinado eletronicamente deve ser acrescido do sufixo “ - Assinado”. |
Recibo de Entrega de Arquivos Digitais. | Read.pdf ou Read - Assinado.pdf |
Caso o arquivo contenha documento assinado eletronicamente deve ser acrescido do sufixo “ - Assinado”. |
Esse arquivo no formato “pdf” deve conter apenas a peça processual que contém o pedido a ser formulado no processo ou dossiê digital. Pode ser um pedido, requerimento, solicitação, impugnação, recurso, reclamação, manifestação de inconformidade, etc. Alterado pela Portaria 14 Coaef, de 14-9-2016. | Peticao.pdf ou Peticao - Assinado.pdf |
Se o arquivo digital for superior a 15 megabytes (15.360 kilobytes), deverá ser fragmentado em partes de forma a não ultrapassar esse limite, assumindo as nomenclaturas de arquivos (sequencial com 4 dígitos): Peticao0001.pdf, Peticao0002.pdf, Peticao0003.pdf, etc. | |
Caso o arquivo contenha documento assinado eletronicamente deve ser acrescido do sufixo “ - Assinado”. | |
Esse arquivo no formato “pdf” deve conter todos os documentos de qualificação, tais como contrato social que demonstre a condição de sócio-administrador, ata de nomeação de administrador, documento de identificação pessoal do interessado (como RG, CNH, passaporte, etc.), procurações, documento de identificação pessoal do procurador | |
(como RG, CNH, passaporte, etc.), etc. Devem compor esse arquivo todos os documentos que comprovam que a pessoa que peticiona no documento contido no arquivo digital “Peticao.pdf” é a pessoa competente para fazê-lo. | Doc_Identificacao.pdf |
Se o arquivo digital for superior a 15 megabytes (15.360 kilobytes), | |
deverá ser fragmentado em partes de forma a não ultrapassar esse | |
limite, assumindo as nomenclaturas de arquivos (sequencial com 4 dígitos): Doc_Identificacao0001.pdf, Doc_Identificacao0002.pdf, Doc_Identificacao0003.pdf, etc. | |
Os demais documentos no formato “pdf” que fundamentam, comprovam e sustentam a petição contida no arquivo digital “Peticao.pdf” devem compor esse arquivo digital. | |
Se o arquivo digital for superior a 15 megabytes (15.360 kilobytes), deverá ser fragmentado em partes de forma a não ultrapassar esse | Doc_Comprobatorios.pdf |
limite, assumindo as nomenclaturas de arquivos (sequencial com 4 dígitos): Doc_Comprobatorios0001.pdf, Doc_Comprobatorios0002.pdf, Doc_Comprobatorios0003.pdf, etc. | |
Qualquer documento digital que esteja em um formato diferente de “pdf” e/ou que não seja possível sua conversão e/ou que haja necessidade do arquivo ser juntado a processo digital na sua forma original deverá compor esse arquivo digital. Esse arquivo poderá | Arq_nao_pag.zip ou Arq_nao_pag.rar |
conter um ou mais arquivos não pagináveis mesmo que de tipos diversos compactados na extensão “zip” ou “rar”. Exemplo: plantas de projetos, planilhas eletrônicas, fotos, vídeos, apresentações de slides, etc. | |
Se o arquivo digital na extensão “zip” ou “rar” for superior a 150 megabytes (153.600 kilobytes), deverá ser fragmentado em partes de forma a não ultrapassar esse limite, assumindo as nomenclaturas de arquivos (sequencial com 4 dígitos): Arq_nao_pag0001.zip, Arq_nao_pag0002.zip, Arq_nao_pag0003.zip, etc. | |
ANEXO II
Condições e extensões permitidas para Arquivos não-Pagináveis. As seguintes condições e extensões são permitidas, para os fins de que trata o inciso IV do parágrafo único do art. 1º da Instrução Normativa RFB nº 1.412, de 22 de novembro de 2013:
1) ARQUIVO TEXTO COM ASSINATURA DIGITAL CUJA CONVERSÃO PARA O FORMATO PDF IMPLIQUE PERDA DA ASSINATURA, NAS EXTENSÕES:
a) .DOC - Abreviação de document - Microsoft Word;
b) .DOCX - DOC + "X" adicional ref. XML - Microsoft Word;
c) .ODT - OpenDocument Format - padrão Texto;
d) .TXT - Arquivo Texto ANSI/Unicode/UTF-8.
2) ARQUIVO PLANILHA ELETRÔNICA OU DE BANCO DE DADOS, CONTENDO ASSINATURA DIGITAL, FÓRMULAS, GRANDE VOLUME DE DADOS OU CUJA CONVERSÃO PARA O FORMATO PDF IMPLIQUE PERDA DA ASSINATURA OU INFORMAÇÃO QUE COMPROMETA ANÁLISE DO CONTEÚDO, NAS EXTENSÕES:
a) .CSV - Coma separated values;
b) .ODS - OpenDocument Format - padrão Planilha;
c) .MDB - Bancos de dados Access (ou .ACCDB);
d) .XLS - Abreviatura de Excelent - Microsoft Excel;
e) .XLSX - XLS + "X" adicional ref. XML - Microsoft Excel;
f) .DWG - Drawing database (ou .DXF).
3) ARQUIVO DE IMAGEM OU DE APRESENTAÇÃO, CONTENDO ASSINATURA DIGITAL OU CUJA CONVERSÃO PARA O FORMATO PDF IMPLIQUE PERDA DA ASSINATURA OU RESOLUÇÃO QUE COMPROMETA A IDENTIFICAÇÃO E ANÁLISE DO CONTEÚDO, NAS EXTENSÕES:
a) .BMP - Imagem Bitmap Monocromático/16 Cores/246 Cores/24 Bits;
b) .GIF - Graphics Interchange Format;
c) .JPEG - Joint Photographic Experts Group (ou .JPG);
d) .PNG - Portable Network Graphics;
e) .TIF - Tagged Image File Format;
f) .ODP – Open Document Format - padrão Apresentação;
g) .PPT - Microsoft Powerpoint;
h) .PPTX - PPT + "X" adicional ref. XML - Microsoft Powerpoint.
4) ARQUIVO DE ÁUDIO, NAS EXTENSÕES:
a) .MP3 - MPEG Audio Layer III;
b) .WAV - Audio for Windows;
c) .MID - Musical Instrument Digital Interface (ou .MIDI);
d) .WMA - Windows Media Audio.
5) ARQUIVO DE VÍDEO, NAS EXTENSÕES:
a) .AVI - Audio Video Interleave;
b) .MPG - Moving Pictures Experts Group (ou MPEG);
c) .WMV - Windows Media Video;
d) .MOV - QuickTime Movie file;
e) .FLV - Flash Vídeo (ou F4V);
f) .SWF - Shockwave Flash File.
6) ARQUIVOS DE INTERNET: .HTML - HYPERTEXT MARKUP LANGUAGE (OU .HTM); E
7) ARQUIVOS COM EXTENSÕES UTILIZADAS EM PROGRAMAS FORNECIDOS PELA SECRETARIA DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL (RFB).
Observações:
- As extensões de arquivos não elencadas nos itens acima, detectáveis no momento da entrega, que venham compor arquivo não paginável (Arq_nao_pag.zip ou Arq_nao_pag.rar), inviabilizarão também a entrega dos demais arquivos digitais (peticao.pdf, Doc_Identificacao.pdf e Doc_comprobatorios.pdf).
- No interesse da Administração Tributária, a RFB poderá solicitar a entrega de arquivos de extensões não elencadas nos itens acima que necessariamente comporão um arquivo não paginável.