Enviar mensagens profissionais requer cuidados para não parecer grosseiro
Embora o e-mail seja hoje um dos meios de comunicação mais rápidos e eficientes no mundo dos negócios, os profissionais ainda cometem gafes. Muitas vezes, na tentativa de parecer sério ou conciso, o remetente passa uma imagem de grosseiro, autoritário. Para não correr esse risco, confira dicas que vão ajudá-lo a montar um e-mail profissional inteligente, simpático e objetivo.
Assunto
Sempre preencha o campo de assunto. De preferência, escolha um título que diga alguma coisa para o seu leitor. Não tente usar artifícios como "urgente". Procure um assunto conciso que diga sobre é o e-mail.
Ponto principal
Aborde o tema principal do e-mail logo na frase de abertura, mas traga para esta abertura palavras como bom dia, boa tarde, por favor, peço seu apoio. Dificilmente um leitor vai chegar até o final para descobrir do que se trata e ele ficará ainda mais nervoso se tiver que fazer isso após começar a ler um e-mail mal educado.
Letras maiúsculas
A não ser que sua intenção seja parecer rude com o seu leitor, jamais envie um e-mail escrito em letras maiúsculas. Isso dá a impressão de que você está gritando com ele, o que não vai convencê-lo a fazer o que você precisa.
Linguagem
Evite usar linguagem informal demais, gírias e abreviações. Em muitos casos esse tipo de linguagem pode ser conhecido por você, mas não pelo seu leitor. Isso vai causar um ruído na comunicação e dificultar as negociações entre vocês. Seja breve e educado.
E-mails grandes
Se sua mensagem passar de dois ou três parágrafos curtos, considere a ideia de reduzir o e-mail ou enviar o assunto todo em um documento anexo.
Palavras mágicas
Diga por favor e obrigado naturalmente. Queira realmente dizer isso porque é possível perceber, mesmo via e-mail, quando você faz uso dessas palavras de forma irônica.
Edição
Não envie um e-mail sem antes reler o que escreveu. Você pode deixar passar um erro ou outro pensando que isso é normal, já que você é uma pessoa muito ocupada. Mas o seu leitor não sabe disso. Provavelmente, ele vai pensar que você é desleixado e não dá atenção para os negócios.
Responda imediatamente
Não importa sobre o que seja, dê um retorno para o seu leitor. Se você precisa de mais tempo para coletar informações ou desenvolver um projeto, envie um e-mail explicando isso a ele.
Assinatura
Providencie uma assinatura com o seu nome completo e as suas informações para contato. Isso inclui o endereço do local de trabalho, o seu telefone e ramal.
Fonte: CRC SP
