Não importa o tamanho do seu negócio, contas a pagar será sempre parte dele. Seja ordens ocasionais de pagamento, ou gerenciando milhares de faturas, o gerenciamento de contas a pagar é parte da rotina de um gestor financeiro.
Com a implementação de melhores práticas de negócios, você pode agilizar o processo de suas contas a pagar e ficar preparado para o crescimento futuro.
Abaixo, selecionamos 5 dicas para ajudar você a gerenciar com sucesso as suas contas a pagar.
#1. Simplifique o processo de contas a pagar
Reduza o número de verificação que são executadas no processo. O ideal e, mais do que suficiente são 2 verificações mensais.
Para isso, capacite sua equipe com as decisões que irão tornar a vida e a rotina de contas a pagar mais fácil. Aqui está o que o gestor financeiro deve considerar:
- Quando o pessoal da contabilidade se prepara para verificar execuções, eles devem fazer o backup da fatura pronta e das faturas aprovadas pelos chefes de departamento apropriados antes de vir a você para assinar.
- O departamento de contas a pagar precisa estar consciente de qualquer desembolso para que possam, em seguida, selecionar as faturas mais importantes para pagar.
- Capacite sua equipe com as decisões que irão tornar a vida mais fácil e que não sejam perigosas.
#2. Use tecnologia
Analise e reduza erros, como pagar montantes incorretos, inserir números incorretos dos cheques utilizados para pagar os fornecedores, e pagar muito cedo ou muito tarde.
Nessa etapa é importante:
- Verificar se o seu módulo de contas a pagar está configurado corretamente para que as transações fluam de maneira natural. A sua empresa pode precisar de um consultor para garantir que seu software de contabilidade e módulo de contas a pagar estejam configurado corretamente, ou você pode causar mais problemas do que resolver.
- Execute relatórios para que você saiba o que está no seu funil de recebimento. Faça uso de tecnologias para que o processo de contas a pagar possa ser automatizado.
#3. Reduzir as fraudes no contas a pagar
Como gestor financeiro, é sua tarefa garantir que a sua empresa esteja recebendo de acordo com os prazos acordados e, sem fraudes.
Em contas a pagar, a fraude é muitas vezes feita através da criação de um “fornecedor fictício”.
Muitas vezes, este fornecedor é uma empresa de propriedade de um funcionário desonesto. As faturas de serviços prestados nunca foram criadas, e sua empresa paga essas faturas e essencialmente paga o empregado.
Para combater esse tipo de prática, implante políticas e procedimentos para minimizar o risco.
#4. Condições de vendedores podem ser negociáveis
Independentemente das condições dadas, você pode chamar seus fornecedores e negociar as condições de sua própria empresa.
Os fornecedores, muitas vezes, dão descontos ou condições especiais para os clientes que compram grandes volumes e em uma base regular.
Mesmo que as condições normais não possam ser alteradas, se você tiver um problema e precisar pagar atrasado, é melhor ligar e falar com o seu fornecedor, em vez de evitá-lo.
#5. Reduzir o impacto do CFO de verificação e assinatura
Normalmente, cabe ao gestor financeiro a tarefa de assinar cheques, mas não deve juntar os prazos de cheque.
Contas a pagar devem executar o aging, escolher quais as faturas pagar, montar as notas fiscais, imprimir os cheques, e verificar se todas as faturas estão aprovadas antes de trazê-las para o gestor financeiro.
O CFO simplesmente verifica os valores de faturas de encontro com verificação antes de assinar.
Se sua empresa consegue dinheiro de forma mais ativa, garanta que o contas a pagar conheça de antemão o seu orçamento.
Tenha uma política de recebimento
Independentemente do tamanho de sua empresa, você pode começar a gerenciar o seu processo de contas a pagar de forma mais eficaz e assim economizar tempo, dinheiro e simplificar processos.
Quando a sua empresa tem um processo bem definido de recebimento, fica mais estar preparado para surpresas e conseguir contornar problemas inesperado sem grandes transtornos.
Uma política eficiente de recebimento ajuda a sua empresa a manter a saúde financeira.
Fonte: Blog da Intoo
