Todos sabemos o quanto a internet está presente no cotidiano das empresas e no ambiente de trabalho corporativo em equipes. É simplesmente impossível imaginar a execução de atividades em escritórios de contabilidade e nas empresas de modo geral, sem equipes conectadas à internet desempenhando suas atividades.
Com toda essa conectividade, são gerados inúmeros benefícios para os escritórios e o mercado. A comunicação entre equipes, e com o mercado, é muito mais fácil e eficiente, os sistemas estão cada vez mais rápidos e integrados, o atendimento aos clientes se torna muito mais qualificado, a produtividade da empresa e dos colaboradores aumenta e outros tantos benefícios, onde cada empresa pode potencializar esses benefícios dentro das suas necessidades. Por exemplo, escritórios de contabilidade podem usar sistemas para armazenar todos os arquivos e documentos de seus clientes e realizar o envio de guias e troca de informações com clientes.
Porém, explorar a tecnologia e extrair dela os melhores resultados é sempre uma combinação e equilíbrio entre investir em inovações e recursos disponíveis (tanto de pessoal como equipamentos), otimizar a utilização dos recursos e gerir os recursos para que que sejam utilizados de forma a não causar prejuízos e problemas ao negócio.
Os riscos que a internet oferece às empresas são exatamente o que iremos abordar nesse artigo. Talvez o mais relevante seja em relação à segurança da informação, que envolve perda de informações e incidência de vírus. Outros pontos importantes são em relação a produtividade e foco dos colaboradores, ociosidade e mau dimensionamento dos recursos. Vejamos então estes itens de forma mais detalhada:
Segurança
Atualmente a principal porta de entrada dos vírus nas empresas é a internet, na maioria dos casos através de usuários que acabam acessando sites nocivos a partir de links ou mensagens de e-mail falsas. Esses sites instalam vírus ou malwares que podem gerar vários tipos de problemas, vejamos os principais:
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Comprometer o desempenho dos computadores ou da rede
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Perda, roubo ou vazamento de informações
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Despesas com manutenção de equipamentos e sistemas
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Tempo ocioso dos recursos e colaboradores
Dentro desses problemas, vale destacar o sequestro de informações, conhecido como Ransomware, tipo de ataque que em 2016 vem tendo um crescimento muito grande de incidentes. Nesse tipo de ataque são instalados programas ocultos nos computadores, que criptografam dados relevantes do negócio e os tornam inacessíveis. A partir daí pedem uma chave para liberação do acesso aos dados, que é fornecida com o pagamento de um valor aos “sequestradores”. A instalação desse tipo de malware ocorre geralmente quando o usuário acessa um site nocivo sem conhecimento e de forma imprudente. Nesse artigo falamos um pouco mais sobre Ransomware e como se proteger.
A proteção contra esses riscos pode ser resolvida com medidas simples. Inicialmente é importante orientar os colaboradores para que possam identificar possíveis ameaças, você pode baixar esse manual de utilização segura da internet e compartilhar com sua equipe.
Também é necessário haver algum tipo de controle na navegação, que impeça o acesso a esses sites nocivos. Esse controle pode ser feito com soluções robustas como Firewall/Proxy, soluções prontas como Dell SonicWall e Fortinet FortiGate ou soluções mais modernas e práticas como a Lumiun Tecnologia, que é um serviço muito adequado para escritórios de contabilidade e empresas de pequeno e médio porte, já que o investimento é reduzido e o gerenciamento muito simplificado.
Desperdício de tempo da equipe
Existem muitas pesquisas que mostram o tamanho do desperdício dos colaboradores com a internet, são os acessos às redes sociais, ao e-mail pessoal, uso de smartphones, conversa com amigos e familiares, sites de entretenimento e esportes, jogos e muito mais. Estima-se que cada colaborador gaste em média 72 minutos por dia com atividades pessoais na internet durante o trabalho, o que representa 15% do tempo de trabalho.
Convertendo esse desperdício de tempo em valores, podemos chegar a números bem impactantes. Por exemplo, em uma empresa com 30 colaboradores que trabalham conectados à internet, onde o custo mensal por colaborador fique em média R$ 2.000,00, considerando o desperdício de 15% do tempo, em valores isso representaria R$ 9.000,00 de desperdício por mês, nesse cenário. Para calcular o custo na sua empresa, você pode utilizar nossa ferramenta de cálculo de desperdício de tempo.
Falta de foco dos colaboradores
Em complemento ao desperdício de tempo, outro impacto gerado pelo uso indevido da internet pela equipe é a falta de foco. Os colaboradores podem estar a todo momento acessando seus perfis nas redes sociais ou em conversas no smartphone. Isso reduz a atenção nas atividades que estão sendo realizadas e pode comprometer a qualidade das tarefas entregues – e por consequência a qualidade dos serviços prestados pela empresa, podendo inclusive impactar negativamente na imagem da empresa em relação a seus clientes.
Internet lenta e baixo desempenho de sistemas e equipamentos
Você já teve problemas de internet lenta na sua empresa? Em empresas onde não há gestão em relação ao uso da internet pelos colaboradores, muitas vezes esse problema pode estar ocorrendo porque alguns usuários estão consumindo a maior parte do tráfego da rede, fazendo download de arquivos pesados, assistindo vídeos ou ouvindo rádio.
A internet lenta em escritórios pode afetar inúmeras atividades da empresa, como o desempenho de sistemas, envio e recebimento de e-mail, acesso a sites e sistemas de órgãos públicos, comunicação e atendimento a clientes, envio de guias e documentos, entre outros pontos. E muitas vezes ocorre porque simplesmente alguns usuários consomem a maioria dos recursos. Esse consumo precisa ser identificado, para que sejam tomadas medidas que corrijam o problema.
Internet lenta é um problema recorrente no Brasil, já que internet de alta velocidade não é um recurso acessível a todas empresas. Para ter certeza que seu provedor está entregando a velocidade contratada, é recomendado utilizar algum sistema de monitoramento de velocidade de internet, boas opções são o Fast.com e o Speedtest. Outra forma de resolver esse problema, é, novamente, através de serviços que permitem o controle do uso da internet, onde é possível filtrar e limitar o que cada usuário ou equipamento pode acessar, por categorias de conteúdo, horários específicos e ainda identificar colaboradores que estejam utilizando os recursos de internet de forma indevida ou consumindo recursos além do necessário.
Despesas com manutenção e recursos ociosos
Não menos importante, são as despesas geradas diretamente com manutenção de sistemas e equipamentos. Por exemplo, quando um computador é infectado com algum vírus, há o custo da solução desse problema, que geralmente é responsabilidade dos profissionais da área de TI, onde são geradas despesas financeiras, além do custo do tempo ocioso da equipe.
Como podemos perceber, da mesma forma que a internet traz benefícios, pode gerar alguns problemas e até prejuízo para o seu escritório. Por isso é necessário que dentro da gestão do negócio, sejam tomadas medidas que venham a proteger a empresa dos riscos, para evitar que esses problemas que mencionamos façam parte do dia a dia.
Para encontrar a solução ideal para a sua empresa, é necessário identificar de forma precisa quais são exatamente as necessidades e problemas que precisam ser resolvidos, avaliar os benefícios das soluções existentes, e a partir disso encontrar a melhor opção, com melhor relação custo/benefício. Na maioria dos casos, não é necessário investir em soluções de tecnologia caras e complexas, que além do investimento alto, demandam profissionais altamente especializados.
Como já falamos no artigo, a maioria dos problemas de segurança nas empresas ocorrem a partir da imprudência e falta de conhecimento dos colaboradores. Cabe aos profissionais terem responsabilidade quanto à utilização produtiva da internet, no entanto cabe à empresa, em primeiro lugar, orientar a equipe quanto aos riscos e ao uso adequado da rede, e monitorar o desempenho dos colaboradores.
A empresa também deve ter uma política de utilização da internet e smartphones definida e informar seus colaboradores a respeito. Veja como implementar essa política e baixe um modelo de documento sobre política de uso da Internet nas empresas.
Em complemento a isso, é recomendado a implantação de um serviço para proteger a navegação e evitar abusos dos colaboradores e desperdício de tempo na internet. Para resolver esse problema de forma prática e eficiente a Lumiun Tecnologia é uma excelente opção, pois é um serviço focado em escritórios de contabilidade e empresas de pequeno e médio porte, permitindo fazer uma gestão completa do uso da internet, sem necessidade de investimentos pesados em servidores ou profissionais especializados. Para maiores informações acesse www.lumiun.com e entre em contato pelo e-mail [email protected] ou fone (11) 4950-6962.
