A rotina no escritório de contabilidade possui uma sazonalidade muito característica todos os meses: o recebimento e envio de documentos fiscais, guias de recolhimento de impostos e comprovantes importantes. Tudo isso precisa estar encaminhado para as empresas e para o governo todos os meses pontualmente.
Em muitos escritórios, o recebimento de milhares de papéis e documentos fiscais é rotineiro, mesmo com o esforço do governo e da Receita Federal em tornar a transferência de arquivos digitais o principal meio de organizar documentos fiscais, otimizar as rotinas de comunicação entre Governo x contabilidade x empresas, eliminar burocracia, integrar secretarias da fazenda e claro, integrar e melhorar a qualidade da fiscalização.
Sabemos, também, que nem todas as empresas enviam seus documentos organizados e em dia para seus contadores. Há uma grande parcela delas que “junta a papelada” e envia sem ordem ou critérios, apenas se desfaz dos papéis que são “obrigação” do contador.
Há solução para esse problema tão corriqueiro? Sim.
Um sistema de consulta de Notas Fiscais eletrônicas permite ao contador saber exatamente quantas e quais NFes, NFSes, MDFes, CTes e outros documentos fiscais são emitidos contra o CNPJ das empresas clientes de seu escritório momentos após serem emitidos, diretamente da SEFAZ e em lotes, o que te permite mais agilidade na conferência desses documentos e mais rapidez de gerar guias para recolhimento de impostos, sem erros.
Os problemas que você encara no fechamento do mês e como resolvê-los
Falta ou perda de documentos fiscais
No momento de fazer a escrituração, você percebe que seu cliente deixou de enviar uma nota fiscal no meio de tantos documentos. Liga para para a empresa, fala com a pessoa responsável pelo envio de documentos para seu escritório e explica a situação. Então ela sai em busca do arquivo XML desse documento ou você mesmo procura o documento pelo seu cliente para não atrasar ainda mais o fechamento do mês.
Mas talvez ela nem tenha conhecimento da emissão de uma nota emitida para sua empresa. Somente até aqui temos dois problemas: a falta de conhecimento sobre uma nota fiscal emitida e busca por esse documento para realizar a escrituração.
A falta de um documento para escrituração no fechamento do mês é um problema corriqueiro para os escritório de contabilidade. Saber a procedência de um documento não encontrado, se ele é legítimo (aquela compra ou serviço foi mesmo realizada?), são dúvidas que surgem somente no momento do fechamento e demandam tempo e desgaste tanto para o contador como para seu cliente.
Essa situação lhe parece familiar?
Com uma solução que consulta, realiza download e armazenamento de documentos fiscais, como o Arquivei, você acompanha o painel de seu cliente e identifica problemas como divergência de informações em Notas Fiscais, antes do fechamento do mês e isso otimiza muito seu tempo.
Manifestação do Destinatário
Escriturar Notas de transações comerciais que nunca aconteceram é pagar impostos que não são necessários serem pagos e perder tempo. Quando você conta com uma solução que consulta de notas que permite fazer a Manifestação do destinatário, não precisa escriturar Notas em que a ciência é "Desconhecida" ou "Não realizada" e consequentemente também não precisa pagar os impostos que normalmente paga pois a SEFAZ já sabe que a transação não aconteceu.
As melhores soluções para consultar NFes do mercado são completas e te ajudam a realizar a Manifestação do Destinatário de todos os documentos fiscais dos clientes do escritório de contabilidade direto na tela do seu computador.
Um exemplo é o Painel do Contador do Arquivei que te dá acesso a todos os XMLs de documentos fiscais de seus clientes cadastrados e, com alguns cliques, você convida os outros para compartilharem suas notas com você.
Monitore e centralize documentos fiscais como NFes, CTes e NFSes no Painel de Gestão de Notas.
No Arquivei, você centraliza NFes de todos os clientes,faz o fechamento do mês de todos eles em poucos cliques, realiza pesquisas avançadas e monitora os documentos fiscais de seus clientes. A responsabilidade fiscal que qualquer empresa, independente de seu porte, tem na guarda de NFes. A Nota Fiscal Eletrônica é também uma aliada em controles administrativos, não deixe seus clientes longe delas.
Filtros e buscas inteligentes por qualquer conteúdo da Nota
Se seus clientes recebem dezenas ou até milhares de notas mensalmente, gerenciá-las com a ajuda de uma solução completa de recebimento, download e armazenamento de documentos fiscais, como o Arquivei, é imprescindível.
Além dessas funcionalidades já mencionadas, você também pode criar filtros e exportar os dados para planilhas de Excel em poucos cliques.
Cartas de correção
Cartas de correção evitam que sejam escrituradas informações erradas sobre a Nota Fiscal e evitam retrabalho para o contador.
Para que não haja problemas com esse documento, como atrasos e recálculo de tributos, é necessário o recebimento dentro dos prazos.
No Arquivei, você consulta Cartas de Correção eletrônicas diretamente da SEFAZ e arquiva esses documentos na plataforma.
O cenário ideal
Sempre, ao decorrer da primeira semana do mês, o seu cliente deve enviar ao seu escritório de contabilidade, todas as notas e cupons emitidos no período compreendido do mês de apuração.
Ao receber as notas, o Departamento Fiscal fará a escrituração de acordo com o CFOP (Códigos Fiscais de Operações e Prestações) destacados em cada nota obedecendo as leis e, atentando-se ao enquadramento da empresa, ou seja, o regime de apuração ao qual ela pertence.
Para que esse trabalho seja feito com praticidade, isento de erros e retrabalhos e com total domínio de todos os documentos fiscais existentes para seus clientes, é fundamental evitar atrasos, erros e falhas de comunicação.
Para o escritório de contabilidade isso é mais do que claro, porém os clientes, em algumas situações, não dão atenção devida à todas as leis fiscais fiscais.
Contar com uma solução que une consulta à NFes, CTes, NFSes e outros documentos fiscais, que te permite gerenciar todas as contas de seus clientes e ainda gerar relatórios em poucos cliques para cada um deles, tornará seu trabalho ágil e ainda te permite levar informações para seus clientes que sejam úteis para o departamento financeiro, como relatórios, por exemplo.
Exportar os XMLs em lotes de um bom sistema de consulta de Notas Fiscais como o Arquivei permite que o contador pare de ficar digitando informações na mão e permite que ele exporte 100% dos XML do sistema de consulta e depois importe para o sistema contábil, fazendo com que muitos ou todos os campos que antes era preenchidos a mão agora sejam preenchidos automaticamente com apoio do XML consultado.
Agora que você já viu as muitas funcionalidades e benefícios, que tal conhecer na prática e experimentar grátis o Arquivei?
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