A Escrituração Contábil Digital (ECD) é parte integrante do projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros:
I - Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
II - Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
III - Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Assim, a ECD não é algo que deve ser entregue e esquecido, é essencial ter fácil acesso à ECD de anos anteriores para verificações e armazenamento de dados importantes da sua empresa, especialmente para manter a conformidade do seu negócio.
Se você não sabe como recuperar a escrituração de outros anos, confira abaixo um passo a passo.
Como recuperar ECD de anos anteriores
De acordo com as orientações do SPED, a funcionalidade “Recuperar ECD Anterior” nem sempre está habilitada no menu da ECD atual (a ECD a partir da qual se recupera).
Para a funcionalidade estar habilitada na ECD atual as seguintes condições devem ser atendidas:
- A ECD atual deve estar no leiaute 8 ou posterior, e
- A ECD atual deve ser um livro principal, isto é, o indicador da forma da escrituração contábil (campo 0010.IND_ESC) é igual a "G", "R" ou "B”. Isso implica que só se recupera a partir de um livro principal, nunca auxiliar.
- A funcionalidade “Recuperar ECD Anterior” identifica e lista automaticamente as ECD existentes no banco de dados local do programa validador (PVA) que são passíveis de recuperação.
Entretanto, pode acontecer que nenhuma ECD seja listada por não haver ECD passível de recuperação na base local do PVA. Para uma ECD anterior ser listada para recuperação, as seguintes condições devem ser atendidas:
1 - A ECD atual e a ECD anterior devem possuir CNPJ iguais.
2 - A ECD atual e a ECD anterior devem possuir CNPJ de SCP iguais (campo 0000.COD_SCP), podendo ambos ser campos não preenchidos.
3 - A ECD anterior deve estar assinada.
4 - A ECD anterior e a atual devem corresponder ao mesmo tipo de livro, isto é, o indicador da forma da escrituração contábil (campo 0010.IND_ESC) da ECD anterior deve ser igual ao da ECD atual. Isso implica que só se recuperam livros principais, nunca auxiliares.
Exemplo: Se a ECD atual for livro "G" e a ECD anterior livro "R", a ECD anterior não será listada para recuperação. A informação da forma da escrituração contábil consta no campo 2 do registro I010. Verifique as instruções de preenchimento do registro I010 no Manual da ECD.
5 - O arquivo da ECD anterior deve ser o IMEDIATAMENTE ANTERIOR, isto é, sua data final deve ser um dia anterior à data inicial da ECD atual.
Recuperação da ECD a partir de um arquivo e erros que podem ocorrer
A funcionalidade “Recuperar ECD Anterior” normalmente recupera uma ECD existente na base local do programa validador (PVA). Essa é a opção preferível. No entanto, a ECD anterior pode ter sido excluída da base local, por exemplo, ou trata-se de uma nova instalação do PVA.
Assim, há a possibilidade de recuperar via arquivo (botão “Localizar”). Para tal operação ser possível, o arquivo a ser recuperado da ECD anterior deve satisfazer as cinco condições listadas para a recuperação de uma ECD na base local. É importante lembrar que o arquivo da ECD deve estar assinado e não pode ter sido alterado. Por exemplo, utilizar um editor de textos para editar o arquivo da ECD anterior pode invalidar sua assinatura. Caso a assinatura não esteja válida, o PVA emite um erro e não efetua a recuperação.
Também deve-se ter em mente que, ao se recuperar o arquivo da ECD anterior, este é importado pelo PVA e gravado no banco de dados local do PVA. Isso significa que, se houver uma ECD na base local com a mesma identificação do arquivo de recuperação (CNPJ, CNPJ da SCP, tipo do livro, período e natureza do livro, se auxiliar) ou o mesmo número do livro (campo I030. NUM_ORD), o PVA não grava em cima da ECD na base, emitindo um erro e não efetuando a recuperação.
Nesse caso, há duas possibilidades:
- Pode-se efetuar a recuperação a partir da ECD existente na base local e não do arquivo caso este arquivo seja igual à ECD existente na base. Isso quer dizer que não é necessário recuperar a partir do arquivo da ECD se a ECD já está gravada na base local do PVA.
- Mas pode ser que, por algum motivo, o arquivo da ECD a partir do qual se deseja recuperar seja diferente da ECD existente na base local, embora tenha a mesma identificação, ou simplesmente seu número de ordem do livro (campo I030. NUM_ORD) coincida com o número de ordem de qualquer outra escrituração existente na base local. Nessa situação, é esperado que esse arquivo da ECD esteja preservado em outro local de armazenamento e corresponda ao efetivamente transmitido ao SPED. Nesse caso, para realizar a recuperação deve-se excluir da base local a ECD que tenha a mesma identificação do arquivo a ser recuperado (mesmos CNPJ, CNPJ da SCP, tipo do livro, período e natureza do livro, se auxiliar) ou tenha o mesmo número de ordem do livro (campo I030. NUM_ORD). Antes de se efetuar a exclusão, é recomendado realizar uma cópia de segurança.
