ECF 2024: entenda como funciona a assinatura digital e certificação das obrigações

A entrega da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) 2024 termina nesta quarta-feira (31), por isso, todas as categorias que devem enviar obrigatoriamente as informações devem se apressar para não perder o prazo.

Para aqueles que são especificamente do Rio Grande do Sul (RS) o prazo foi prorrogado para 31 de outubro, permitindo que as empresas gaúchas tenham um tempo a mais para preparar e enviar suas informações sem receber multas por atraso.

É importante lembrar que essa obrigação acessória tem como objetivo consolidar as informações contábeis e fiscais das empresas, fazendo com que a Receita Federal tenha uma visão abrangente das operações feitas durante o ano-calendário.

Com a entrega ainda a ser feita pelas empresas, ainda há dúvidas com relação à certificação na assinatura das obrigações. 

De acordo com a contadora especialista na área fiscal e colunista do Portal Contábeis, Camila Oliveira, a ECF deve ser assinada digitalmente por meio de certificado emitido por uma entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), garantindo assim a autoria, autenticidade, integridade e validade jurídica do documento digital.

Além disso, Oliveira ainda ressalta que são obrigatórias duas assinaturas na ECF, sendo:

1. Uma do contabilista, que somente poderá utilizar os certificados digitais de pessoa física (e-CPF) e do tipo A1 ou A3;
2. Uma da pessoa jurídica, que poderá utilizar o certificado digital válido do tipo A1 ou A3 do:

• b.1) e-CNPJ do estabelecimento que contenha a mesma base do CNPJ;
• b.2) e-CPF do representante legal da pessoa jurídica;
• b.3) procurador (outorgado):
• b.3.1) o e-CPF do procurador (outorgado) constituído diretamente no e-CAC, a partir do e-CNPJ da pessoa jurídica (outorgante);
• b.3.2) o e-CPF do procurador (outorgado) constituído conforme IN RFB nº 2.066/2022, por meio de procuração cadastrada no site da Receita Federal do Brasil e validada em qualquer uma de suas unidades, tendo como outorgante a pessoa jurídica;
• b.3.3) o e-CNPJ do procurador (outorgado) constituído diretamente no e-CAC, a partir do e-CNPJ da pessoa jurídica (outorgante);
• b.3.4) o e-CNPJ do procurador (outorgado) constituído nos termos da Instrução Normativa RFB no 2.066/2022, por meio de procuração cadastrada na página da Receita Federal do Brasil e validada em qualquer uma de suas unidades, tendo como outorgante a pessoa jurídica.

A especialista na área fiscal ainda alerta que na hipótese de a assinatura ser através da procuração eletrônica, é necessário que esta deva estar habilitada com o serviço da ECF ou habilitar a opção para todos os serviços.

“A assinatura digital será verificada quanto à sua existência, ao prazo e à validade para a pessoa jurídica identificada na ECF, no início do processo de transmissão do arquivo digital”, acrescenta.

Confira abaixo a tabela de Código de Qualificação do Assinante extraída do Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Fiscal (ECF):

Um ponto importante que a especialista ressalta é que “para assinatura como procurador, o contador pode assinar a ECF como contador e procurador, desde que a procuração eletrônica cadastrada no e-CAC esteja habilitada o serviço "ECF - Escrituração Contábil Fiscal (ECF)" ou a opção para que todos os serviços estejam habilitados na procuração eletrônica”.

“No caso de imunes ou isentas sem obrigatoriedade de entrega da ECD, o sistema somente exigirá a assinatura do representante legal. Não será obrigatória a assinatura de um contador. Nos demais casos, o sistema exigirá a assinatura do representante legal e do contador”.