A emissão de notas fiscais faz parte da rotina diária de qualquer negócio, mas se a operação for realizada de forma incorreta, pode causar à empresa prejuízos, danos de imagem e até mesmo multas e outras punições.
Mesmo com todos esses riscos, o preenchimento de notas fiscais com erros é mais comum do que se imagina, segundo o diretor de Portfólio de Produtos & Integrações da IOB, Carlos Dias.
De acordo com estudo realizado no primeiro semestre de 2024 pela IOB, 70% das empresas pesquisadas emitiram notas fiscais com algum erro ou informação tributária divergente, muitas vezes resultando no recolhimento de impostos a maior ou a menor.
Os erros mais comuns identificados pela pesquisa da IOB foram:
1. Composição de base de cálculo de forma equivocada
A base de cálculo do imposto, por vezes, tem muitas incidências - ou seja, um imposto sobre o outro, o que pode incorrer em impostos pagos a maior. Em alguns casos, na hora de emitir a nota fiscal, algumas empresas acabam por tributar o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) junto com a base de cálculo do PIS/Cofins, gerando uma bitributação, numa base de cálculo montada de forma equivocada.
2. Utilização de alíquotas erradas
A escolha das alíquotas corretas é um dos principais pontos de atenção durante a emissão de notas fiscais. Isto ocorre porque há uma grande variedade de alíquotas de acordo com a unidade da federação, os produtos, o tipo da operação, a natureza da nota etc. São muitas alíquotas definidas por lei e por várias esferas (Federal, Estadual e Municipal), portanto, exigem um cuidado redobrado no preenchimento.
3. Erros de cálculo ICMS-ST
ICMS-ST é um dos impostos mais difíceis de se calcular dentro da legislação brasileira. Para calcular o ICMS-ST, existem muitas variáveis que precisam ser entendidas no cálculo, como a própria base de cálculo, que possui várias modalidades, o MVA, que é a margem de valor agregado, definida por Estado e que varia e acordo com a mercadoria, Alíquota interna, dentre outras.
4. Enquadramento de CEST
O Código Especificador da Substituição Tributária “é uma segunda classificação de produtos, semelhante a dinâmica do NCM, mas visa identificar e mercadorias e bens sujeitos ao regime de substituição tributária,” diz Carlos Dias. Cada produto tem uma classificação fiscal e, quando há incidência de ICMS-ST, é preciso informar o CEST. Apesar de ser uma legislação obrigatória, a SEFAZ aceita a transmissão da nota sem o CEST, ocasionando problemas futuros neste tipo de operação.
5. Informações incorretas no NCM, CFOP e CST
Além de todas as variáveis acima, a nota fiscal ainda conta com elementos estruturantes que definem todo comportamento fiscal da operação, entre eles, o NCM, o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) e Código de Situação Tributária (CST) que também possui sua variação para as empresas do Simples nacional, que é o Código de Situação da Operação do Simples Nacional (CSOSN) . Assim, se houver elementos divergentes, a nota será emitida de maneira errada, ou até ser rejeitada em sua transmissão.
“Dessa forma, o fato de a empresa conseguir transmitir a nota, não garante que ela esteja correta”, comenta o Diretor da IOB, e continua: “Se as variáveis estiverem divergentes, quem emitiu a nota pode sofrer penalidades futuramente”.
Para evitar penalidades por divergências, os contadores podem contar com softwares especializados em emissor de notas fiscais que faça a validação tributária da NF-e antes mesmo da emissão, que identifica possíveis erros e recomenda a correção.
Com informações IOB e Focal3 Comunicação
